Ga naar hoofdtekst

Klantenverhalen

1 January 2021
This article is available in: Nederlands

Universitair Ziekenhuis Poitiers, Frankrijk, GLIMS 9

Dankzij upgrade naar GLIMS 9 boekt het laboratorium van CHU de Poitiers forse winst op gebied van ergonomie en configuratiemogelijkheden

UITDAGING

Het eerste laboratorium in Frankrijk dat migreert naar GLIMS 9.

RESULTAAT

Minder muisklikken en een snellere, intuïtievere workflow, met een grotere productiviteit als eindresultaat.

KLANTENPROFIEL

Universitair ziekenhuis

> 5 mio analyses/jaar

Lab: 10 afdelingen

Poitiers, Frankrijk

Het laboratorium van CHU de Poitiers (universitair ziekenhuis van Poitiers) – dat al vele jaren nauw samenwerkt met MIPS – was het eerste laboratorium in Frankrijk om te migreren naar GLIMS versie 9. Als enthousiaste gebruiker van het GLIMS laboratoriuminformatiesysteem (LIS) sinds 2005, zag het ziekenhuis al snel de voordelen van een verbeterde flexibiliteit en ergonomie. “Onze gebruikers kunnen nu met één muisklik een actie uitvoeren, waarvoor ze voorheen zeven of acht keer moesten klikken,” vertelt Florent Ribardière, Ingenieur bio-informatica in de afdeling Biologie. “Daarnaast is het nu voor elke laboratoriumafdeling uiterst gemakkelijk om zelf de configuratie te beheren. De betere prestaties waren vrijwel meteen merkbaar.”

Inzetten op vernieuwing

CHU de Poitiers levert hoogkwalitatieve zorgen in Poitou-Charentes, een regio in Frankrijk met ruim 1,8 miljoen inwoners. Het ziekenhuis zelf heeft een capaciteit van ongeveer 1900 bedden en biedt een breed gamma van diensten voor acute zorg, korte en lange opnames en nazorg.

In 2005 – toen er een nieuw gebouw in de steigers stond – besloot het universitair ziekenhuis zijn 18 geografisch verspreide laboratoria te centraliseren en de activiteiten onder te brengen in tien laboratoriumafdelingen. “We hadden toen vier verschillende LIS-systemen,” vertelt Florent Ribardière, toenmalig laboratoriummedewerker. “We kozen voor GLIMS om de werking te standaardiseren over de verschillende laboratoriumafdelingen heen omdat het de meest open oplossing was en de configuratiemogelijkheden het best aansloten bij onze behoeften.” Het ziekenhuis haalde de banden met MIPS verder aan toen het in 2010 CyberLab in gebruik nam om laboratoriumanalyses aan te vragen.

In 2015 voerde het laboratorium 5.066.077 analyses uit, waarvan ongeveer 75% voor het ziekenhuis zelf en de rest voor externe aanvragers. En in 2013 heeft het laboratorium een overeenkomst afgesloten met het CH de Montmorillon waardoor een laboratorium ontstond met activiteiten op verschillende locaties. 

De ondersteuning die MIPS biedt om te voldoen aan de accreditatievereisten, is een van de voordelen die het verschil hebben gemaakt voor CHU de Poitiers. “Ik neem aan dat accreditatie in tal van landen actueel is, maar met name in Frankrijk hebben we erg strikte kwaliteitseisen voor laboratoria,” zegt Alexandre Pavy. “MIPS levert documentatie die voor de diverse eisen van de norm aangeeft hoe GLIMS eraan tegemoetkomt. En een van de belangrijkste sterktes van GLIMS is de traceerbaarheid: bij elke stap kunnen we exact nagaan wie wat heeft gedaan en wanneer. Dat vinden we een belangrijk voordeel.”

Snelle configuratie op maat

Hoewel zowel Florent Ribardière als Alexandre Pavy al ervaring hadden met GLIMS-upgrades, was al meteen duidelijk dat versie 9 meer in zijn mars had. “GLIMS 9 introduceerde een volledig nieuwe aanpak van de ergonomie van de gebruikersinterface,” legt Florent Ribardière uit.

Bij de start van het upgradeproject zorgde het CHU-team voor de preconfiguratie die een snelle en probleemloze migratie moest mogelijk maken. “Er kwam flink wat configuratiewerk bij kijken, plus een gebruikerstraining, wat we verwacht hadden,” vertelt Alexandre Pavy. “Maar alles verliep heel vlot en de migratie werd afgerond binnen het vooropgestelde tijdsbestek.” De GLIMS 9-migratie gebeurde ‘s nachts en er deden zich geen noemenswaardige problemen voor.

De nieuwe interface van GLIMS 9 komt het gebruiksgemak en de snelheid ten goede, en vergt bovendien minder opleiding. De oplossing is volledig configureerbaar: het ziekenhuis kan de inhoud van de schermen en rapporten vastleggen, en die zelfs aanpassen voor specifieke gebruikers. “We besloten om een specifieke interface in te richten voor elke laboratoriumafdeling,” zegt Florent Ribardière. “Vroeger had de interface uitklapbare vensters waarin de gebruiker kon selecteren wat hij nodig had om vervolgens verder te navigeren, soms tot 5 of 6 niveaus dieper. Alles samen betekende dit zeven of acht muisklikken. De menu’s konden ook niet worden afgestemd op de specifieke noden van de afdelingen.”

Praktijkgerichte gebruikersomgeving

Elke laboratoriumafdeling heeft nu haar eigen homepage, gaat hij verder. “Het idee hierachter was om de vaak gebruikte tools samen te brengen op de homepage van de afdeling. Door de knoppen te configureren, kunnen de gebruikers nu in één klik doen waar ze voorheen meermaals voor moesten klikken. Dit zorgt voor een enorme tijdswinst!”

Elke afdeling zette een werkgroep op om een homepage te definiëren op maat van haar specifieke behoeften. Zo is de relevantie van de tools voor de gebruiker gegarandeerd. Het team van CHU de Poitiers configureerde vervolgens deze homepages. “Het vergde wel wat tijd om de eerste homepage te ontwikkelen, omdat alles nieuw was, maar de volgende homepages konden we erg vlot creëren,” herinnert Alexandre Pavy zich.

Het ziekenhuis wilde elke afdeling een maximale autonomie geven voor de configuratie en tegelijkertijd ook een zekere homogeniteit bewaren. Alexandre Pavy en Florent Ribardière zorgden voor de opleiding van de key-users: “Nu hoeven we enkel nog bij te springen wanneer iemand vast zit. Maar verder kan elke afdeling de configuratie zelf afhandelen. De mensen hebben de tools die ze nodig hebben en willen, binnen een context die is vastgelegd door het ziekenhuis. Zo hebben we een uitstekende balans gevonden tussen homogeniteit en maatwerk,” vertelt Florent Ribardière.

De gebruikerstraining gebeurde voor de upgrade live ging. “Zo voldeden we aan de NF EN ISO 15189-norm die bepaalt dat het laboratorium de gebruikers vertrouwd moet maken met het LIS,” legt Florent Ribardière uit. “De nieuwe interface is gebaseerd op widgets, en is zo heel intuïtief en gemakkelijk te leren. Nieuwe gebruikers zijn heel snel autonoom. Eens ze de drie of vier belangrijkste knoppen kennen, hebben ze het systeem onder de knie.”

Een tool voor verschillende locaties

Toen CHU de Poitiers in januari 2013 een satellietlaboratorium opzette in CH de Montmorillon, werd GLIMS er ook meteen geïnstalleerd. “Het lab van het Montmorillon-ziekenhuis had oorspronkelijk een ander LIS, maar wij lieten hen overstappen naar GLIMS, toen nog versie 8,” legt Florent Ribardière uit. “Bij de migratie naar versie 9 waren er amper problemen, want GLIMS is ontworpen voor het beheer van verschillende locaties.”

Met de laatste versie van GLIMS wist MIPS zijn rol als vertrouwenspartner van CHU de Poitiers te bevestigen. “We zijn tevreden met GLIMS; het systeem komt tegemoet aan onze noden en verwachtingen, en dit op een flexibele manier. Met de laatste versie en de moderne benadering van de interface heeft het LIS nog een flinke stap voorwaarts gezet. Het is nu een krachtige, aanpasbare tool die nog gemakkelijker te gebruiken is. We appreciëren dat telkens er zich een nieuwe behoefte voordoet, we GLIMS hiervoor vlot kunnen aanpassen,” besluit Florent Ribardière.

Oplossing

GLIMS 9:

  • Rijke functionaliteit voor alle types laboratoriumonderzoek: biochemie, hematologie, immunologie, farmacologie, toxicologie, etc.
  • Schaalbare oplossing met een gecentraliseerde database, geschikt voor ziekenhuizen met verschillende locaties
  • Gemakkelijke en flexibele configuratie per profiel, rol of gebruiker
  • Grafische voorstelling van de workflow
  • Ondersteuning van de ISO 15189-norm met o.a. de volledige traceerbaarheid van alle acties

Voordelen:

  • Geavanceerde ergonomie verkort de opleidingstijd en verbetert de gebruikerservaring.  
  • Laboratoriummedewerkers kunnen sneller werken: minder muisklikken betekent een grotere productiviteit.
  • Eenvoudige parametrisering laat een maximale flexibiliteit toe, binnen een homogeen, gedeeld system.
  • GLIMS kan uitgerold worden op verschillende locaties en zo mee evolueren wanneer het ziekenhuis groeit.

GLIMS is een krachtige, aanpasbare tool die nu nog gemakkelijker te gebruiken is. We appreciëren ook dat we GLIMS vlot kunnen aanpassen telkens er zich een nieuwe behoefte voordoet.

Florent Ribardière, Ingenieur bio-informatica