Met de integratie van GLIMS 9 in gerobotiseerd tracksysteem kan Ketterthill laboratorium productiviteit en snelheid opdrijven en groeikansen benutten 

Dankzij de ingebruikname van een nieuw gebouw met drie verdiepingen heeft het drukke Ketterthill laboratorium een enorm groeipotentieel. Een innovatief gerobotiseerd tracksysteem zorgt voor de geautomatiseerde routing, voorbereiding en verwerking van monsters over verschillende verdiepingen en laboratoriumafdelingen heen. GLIMS 9, dat volledig geïntegreerd is binnen dit tracksysteem, ondersteunt alle logistieke processen via één enkele interface die een duidelijk overzicht geeft van alle monsters en uitslagen. “GLIMS heeft alles onder controle.”

Het hoofdhuis van het Ketterthill laboratorium, marktleider in de ambulante klinische biologie in Luxemburg, had zijn maximumcapaciteit bereikt en kon niet langer groeien. Daarom besloot het laboratorium een nieuw gebouw op te trekken waarin het alle bestaande diensten kon onderbrengen en nieuwe diensten kon ontwikkelen. Toen de nieuwe locatie in april 2015 haar deuren opende, was het laboratorium meteen uitgerust met een geautomatiseerd systeem voor het transport van monsters, ontwikkeld door GLP Systems en verdeeld door Sysmex Europe.

Dit gerobotiseerde tracksystem maakt gebruik van de intelligente CARs van GLP Systems. Anders dan het vorige tracksysteem van Ketterthill, transporteren de CARs monsters over de verschillende verdiepingen van het gebouw. Dit heeft voordelen op het gebied van snelheid, efficiëntie en productiviteit. Om het potentieel van zijn nieuwe systeem maximaal te benutten, vroeg Ketterthill aan MIPS, sinds vele jaren de leverancier van het laboratoriuminformatiesysteem (LIS), om het GLIMS LIS te integreren met het tracksysteem. 

Het Ketterthill team had een heldere visie voor wat betreft de integratie van het LIS en het tracksysteem. “Op basis van onze ervaring met het vorige tracksysteem en het jarenlange gebruik van GLIMS stelden we de specificaties samen voor zowel de track als het informatiesysteem,” zegt Valérie Gigot, Apotheker/Klinisch bioloog. “We bezorgden die aan MIPS en GLP Systems/Sysmex en gingen vervolgens aan tafel zitten met beide partijen om te bekijken hoe we konden samenwerken om ons doel te bereiken.”

Eén van de meest impactvolle wijzigingen die Valérie Gigot en Sylvain Stuhlfauth voorstelden, was het afschaffen van de middleware. “Met onze vorige track hadden we middleware tussen GLIMS en de analysers,” vertelt Sylvain Stuhlfauth, IT Manager. Hoewel middleware voorstanders heeft, was het Ketterthill team er stellig van overtuigd dat dit voor hen niet de juiste oplossing zou zijn.

“Dit zou de flexibiliteit en ergonomie niet ten goede komen. Het zou een stuk complexer zijn om met het systeem te werken; de gebruiker zou immers met verschillende interfaces moeten omgaan. Zo zou je bv. een lijst met te behandelen analyses, bestanden of eventuele problemen kunnen oproepen in het ene scherm. Maar om de uitslagen te valideren, zou je moeten overschakelen naar een andere interface, die misschien niet up-to-date was. Je zou geen duidelijk, volledig overzicht hebben en het zou omslachtig zijn om te switchen tussen de verschillende systemen.”

Om de stromen te vereenvoudigen, wilde Ketterthill een directe communicatie tussen de track en GLIMS. “GLIMS is het LIS-systeem, en dat moest de ‘master’ zijn voor alles. Middleware verhindert die directe controle,” vervolgt Sylvain.

Tijdens de gesprekken over de specificaties en verwachtingen, werd al snel duidelijk dat er binnen het project ook een upgrade nodig was van het LIS naar het nieuwe GLIMS 9. Concreet betekende dit voor het laboratorium dat het tegelijkertijd de nieuwe track én het nieuwe LIS zou uitrollen. Een uitdaging van formaat!

“MIPS had ervaring met tracks, maar niet met deze, en ook niet met de inrichting die wij voor ogen hadden. Zo werd dit project een ontdekkingsreis voor ons allen,” legt Sylvain uit.  “We hadden verschillende ontmoetingen met MIPS, zelfs een overleg met alle ontwikkelaars zodat zij precies zouden begrijpen wat we nodig hadden.”

Als een van de eerste labo’s die GLIMS 9 uitrolden, kon Ketterthill enkele verbeterpunten identificeren in de nieuwe versie en hierover terugkoppelen naar MIPS. “Als je iets nieuws hebt, zijn er altijd bugs,” verklaart Sylvain. “Maar MIPS was uiterst reactief; ze reageerden snel en losten de problemen op, soms al binnen de twee dagen.” Ondanks de uitdagingen, merkten Sylvain en Valérie al snel de vele voordelen van GLIMS 9 op het gebied van performantie, ergonomie en functionaliteit.

Geen testomgeving

Een van de uitdagingen waar het team tegenaan liep, was dat GLP Systems geen testomgeving had. “Zonder simulator was het niet mogelijk om op voorhand – dat wil zeggen voor het proefdraaien in de live omgeving – na te gaan of iets naar behoren functioneerde,” vertelt Sylvain.

Het team deelde het project op in verschillende stappen. Om te beginnen werden de analyses en analysers, net als de evaluatiemethodes en processen gecreëerd in GLIMS. In parallel werd er ook een specifieke analyser, ‘GLP’ genaamd, ingericht in GLIMS; dit is een analyser die alle analysers overkoepelt. Toen dit klaar was, werd de opstelling getest alvorens in productie te gaan.

“Onze oude track verwerkte enkel serummonsters en met het nieuwe systeem zijn we daar ook mee gestart, meer bepaald de klinische chemie en immunologie,” legt Sylvain uit. “Dat was het grootste domein, de kern van onze verrichtingen. Na ongeveer zes maanden hebben we het systeem uitgebreid met hematologie. En inmiddels verwerken we met de track ook urinemonsters voor microbiologie.”

Het voordeel van een afzonderlijke implementatie van de verschillende laboratoriumafdelingen was dat ons team – met mensen van Ketterthill, MIPS en GLP Systems – de problemen individueel kon aanpakken, stelt Sylvain. Deze benadering maakte het ook makkelijker voor de gebruikers. “Elke afdeling gebruikt andere buisjes. Zo konden onze laboratoriummedewerkers meteen zien welke buisjes op de track thuishoorden en welke nog manueel te verwerken waren.”

Klaar voor gebruik

“De installatie van de track was bepalend voor de doorlooptijd van het project,” vervolgt Valérie. “Toen de track in april 2015 klaar was, gingen we meteen van start met de testen. Hiervoor had ik een plan, ik wist wat we wilden testen. Als we merkten dat iets niet naar behoren werkte, werd de software van GLIMS of GLP Systems bijgestuurd. We gingen niet in productie voor we precies hadden wat we wilden.”

“Valérie en ikzelf fungeerden binnen het project als hub tussen de drie spelers, maar MIPS en GLP Systems hadden ook onderling contact om de integratie tot stand te brengen,” aldus Sylvain. 

De problemen waar we tegenaan liepen, werden onmiddellijk aangepakt, leggen Valérie Gigot en Sylvain Stuhlfauthuit. “Om maar een voorbeeld te geven, wanneer een toestel wordt losgekoppeld, houden de routes hier rekening mee voor alle buisjes die op de track gaan. Maar ik wilde absoluut dat de buisjes die zich al op de track bevonden in dat geval automatisch een nieuwe route zouden volgen, anders zou er chaos ontstaan!  Dit was niet voorzien en ik moest wachten op de aanpassing, maar ik wilde het systeem niet in gebruik nemen voor dit was opgelost,” zegt Valérie. 

Focus op toegevoegde waarde

Ongeveer drie maanden later was de track operationeel met tal van voordelen voor de laboratoriumtechnologen, klinisch biologen en IT-medewerkers, vertellen Valérie Gigot en Sylvain Stuhlfauth. “De technologen die met de track werken, hebben dankzij de automatisering minder repetitieve taken. Ze hebben meer tijd voor verantwoordelijkheden met een grotere toegevoegde waarde,” stelt Valérie. “De klinisch biologen hebben vlotter toegang tot informatie en traceerbaarheid: we kunnen de monsters volgen, in GLIMS nagaan waar een buisje zich bevindt, of het al is aangekomen op zijn bestemming, of de analyse al heeft plaatsgevonden. Bovendien kunnen we de uitslagen zien en valideren, alles in een enkele interface.”

“Wat IT betreft, moest ik vroeger wanneer een analyse werd overgebracht van de ene analyser naar de andere, de productie stilleggen en anderhalf uur werken aan configuratie. Nu pas ik dit aan in GLIMS met welgeteld twee muisklikken, in twee minuten. Dat is een onmiskenbaar voordeel!,” vertelt Sylvain.

“De projectsamenwerking met MIPS liep van een leien dakje: de mensen van MIPS luisterden naar onze behoeften en reageerden snel. We zijn tevreden met het innovatieve tracksysteem dat volledig geïntegreerd is met het GLIMS LIS. Dit is precies wat we nodig hadden: een systeem dat kan meegroeien met het bedrijf,” besluit Valérie Gigot.

GLIMS 9

• Biedt een rijke functionaliteit voor alle types laboratoriumonderzoeken: hematologie, klinische biochemie, serologie infectieuze ziekten, microbiologie, moleculaire biologie, fertiliteit, immunopathologie, etc.
• Integreert rechtstreeks met het tracksysteem. Er is geen middleware nodig.
• Ondersteunt de volledige traceerbaarheid van monsters, net als alle laboratoriumprocessen, de aanvraag van testen, de validatie en opvolging van de uitslagen, etc., alles via een enkele interface.
• Laat een gemakkelijke en flexibele inrichting toe op het niveau van profiel, rol of individuele gebruiker.