Ga naar hoofdtekst

Klantenverhalen

1 January 2021
This article is available in: Nederlands

Universitair ziekenhuis UCL Namur, GLIMS

Universitair ziekenhuis UCL Namur rolt GLIMS LIS uit in de drie ziekenhuizen van de groep, en wint aan coherentie en productiviteit

UITDAGING

Uitbreiding van de bestaande GLIMS-oplossing van één naar drie locaties.

RESULTAAT

De ziekenhuisgroep beschikt nu over een gestandaardiseerde oplossing waarmee de laboratoria efficiënter kunnen werken.

KLANTENPROFIEL

1938 bedden

3 locaties

8592 medewerkers

Namen, Mont-Godinne, Dinant

In 2011 nam universitair ziekenhuis Mont-Godinne de beslissing om het GLIMS laboratoriuminformatiesysteem (LIS) in gebruik te nemen. Toenmalig projectleider was professor François Mullier, nu hoofd van het Laboratorium Hematologie en Hemostase. Toen het ziekenhuis samensmolt met het ziekenhuis van Dinant, was het voor site Dinant een evidente keuze om ook over te stappen naar GLIMS. 

Een paar jaar later – als antwoord op het beleid van de Belgische federale en regionale overheden dat ijvert voor de uitbouw van zorgnetwerken – kondigde een nieuwe fusie zich aan.  De groep breidde uit met het ziekenhuis Sainte-Elisabeth in Namen. Ook hier vormde een uniform laboratoriuminformatiesysteem (LIS) een belangrijke uitdaging. GLIMS wordt nu op de drie locaties gebruikt en de resultaten mogen er wezen.

Ultrakorte deadlines

De invoering van GLIMS in 2011 betekende een periode van grote verandering voor CHU Mont-Godinne, herinnert professor François Mullier zich. “We hadden toen nog een heel oude applicatie die op het DOS-besturingssysteem draaide. We besloten om met een schone lei te beginnen en alles herop te bouwen.

In 2014 was er de fusie met het ziekenhuis van Dinant. De directie besliste dat GLIMS al in januari 2015 operationeel moest zijn. Een snelle implementatie was dus aan de orde.

In mei 2016 volgde er alweer een fusie, dit keer met ziekenhuis Sainte-Elisabeth in Namen. We hebben toen hard gewerkt om in april 2017 met GLIMS in productie te gaan. Het ging dus telkens om projecten dus met erg korte doorlooptijden!”

Zo was het een belangrijke stap om de codering en de omschrijving van de analyses voor de aanvraagcodes op elkaar af te stemmen. “Toen we het laboratorium van Dinant integreerden, besloten we de analysecodes van Godinne als referentie te gebruiken. De integratie met Sainte-Elisabeth bleek echter complexer. Eerst moesten we overeenstemming bereiken over een hele reeks analyses, omdat bijvoorbeeld de normaalwaarden verschilden naargelang de locatie waarop de analyse werd uitgevoerd, Sainte-Elisabeth of Godinne,” zegt professor Mullier.

Patiëntenadministratie 

“Een moeilijkheid waar we tegenaan liepen, was dat elk van de drie locaties een eigen systeem had voor het administratief beheer van de patiënten. Het gevolg daarvan was dat het identificatienummer dat in Dinant (of Sainte-Elisabeth) werd toegekend, bij elke opname moest worden omgezet naar een nummer van Godinne, een uiterst tijdrovende operatie. Eind 2016 kwam er een eengemaakt administratief systeem voor Dinant en Godinne, wat de processen sterk vereenvoudigde,” legt professor Mullier uit.

Nog een uitdaging vormde de facturering. “Met onze oude software was het onmogelijk om de facturering van de analyses klinische biologie optimaal te beheren. We moesten de facturering dus grondig onder handen nemen. Tussen de locaties onderling was het zaak om overeenstemming te bereiken over elk tarief dat aan de patiënt wordt gefactureerd. Ook voor de analyses die worden uitgevoerd door externe laboratoria, moesten we het eens worden over de onderaannemers en de kostprijs. Vervolgens konden we GLIMS configureren.”

Solide projectmanagement

Voor universitair ziekenhuis UCL Namur is de omschakeling vlot verlopen mede dankzij de ondersteuning door MIPS. “MIPS hield de touwtjes strak in handen. De gebruikte projectmethodologie was degelijk en efficiënt. Voor elke fase was er een nauwkeurige planning. We werden bijzonder goed begeleid door MIPS, waardoor de vooropgestelde deadlines en resources niet in het gedrang kwamen. En we konden voortbouwen op onze eerste ervaring in Godinne waardoor we bij de volgende projecten steeds autonomer te werk konden gaan,” benadrukt François Mullier.

Opleiding en betrokkenheid: sleutels tot succes

De opleiding van de medewerkers is een doorslaggevende factor voor het succes van een project. “Een cruciale stap was de training van de laboratoriumtechnici en de secretariaatsmedewerkers,” vertelt Marc Chatelain, projectverantwoordelijke voor Sainte-Elisabeth.

“Omdat we het derde ziekenhuis waren dat aansloot op GLIMS, konden we voortbouwen op de ervaringen van Godinne en Dinant.  Dezelfde technici die de medewerkers op deze twee locaties hadden opgeleid, verzorgden ook de opleiding van de medewerkers van Saint-Elisabeth,” zegt Marc Chatelain.

“Verder is ook de betrokkenheid van alle medewerkers een belangrijke pijler voor het welslagen van het project. GLIMS is een gebruiksvriendelijke oplossing; de gebruikers kunnen haar snel onder de knie krijgen. Ook de interesse voor het project was groot bij alle medewerkers en dat heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het succes.”

Zichtbare efficiëntiewinst 

“De uitdagingen binnen het project hadden vooral te maken met de implementatie van onze specifieke processen,” vervolgt Marc Chatelain. “Terwijl aan de kant van GLIMS alle koppelingen met de toestellen direct operationeel waren, moesten we intern hard werken aan de parametrisering van onze analyses, aan het standaardiseren van onze manier van werken, enz. Stap voor stap vonden we oplossingen en konden we dit traject naar behoren afronden. Nu ben ik uiterst tevreden met de prestaties van het systeem en de efficiëntieverbetering die we konden realiseren.”

Voordelen voor voorschrijvende artsen

Dankzij GLIMS is het in Godinne nu ook mogelijk om analyses klinische biologie digitaal aan te vragen vanuit het elektronisch patiëntendossier. Het orderproces verloopt optimaal, het beheer van de monsters is eenvoudiger en het laboratoriumsecretariaat hoeft de analyses niet meer te registreren. 

“Transparantie is voor de voorschrijvende artsen van wezenlijk belang,” vervolgt Marc Chatelain. Daarom nam hij de nodige tijd om hen te informeren over het project. “Bij Sainte-Elisabeth heb ik de nieuwe oplossing voorgesteld en ben ik in dialoog gegaan met de artsen van de medische raad en de diensthoofden. Ik heb geluisterd naar hun behoeften en met hen onderhandeld om te komen tot een bevredigend resultaat voor alle betrokkenen. Vooral de doorlooptijd van dringende aanvragen was hierbij een belangrijk thema. Vóór de ingebruikname van het systeem heb ik ook alle afdelingen bezocht om de nieuwe aanvraagformulieren te tonen en uit te leggen hoe ze werken.”

En vandaag, nu alle hordes genomen zijn, is Marc Chatelain opgetogen over de implementatie van deze oplossing die tal van voordelen brengt voor de voorschrijvende artsen. “Over het algemeen is alles vlot verlopen bij Sainte-Elisabeth. Er zijn afdelingen die de verandering nauwelijks gemerkt hebben. Nu is alles gecentraliseerd; de resultaten komen rechtstreeks bij de voorschrijvende arts terecht, ongeacht de site waar de analyse is uitgevoerd. Met het nieuwe systeem hebben de artsen ook toegang tot de resultaten van analyses die in het verleden zijn uitgevoerd; en dat geeft hen vertrouwen.”

Wilt u GLIMS uitrollen over meerdere sites? Enkele tips… 

François Mullier geeft tot slot nog enkele tips mee: “Het belangrijkste element houdt verband met het begin van de keten, namelijk de database van de patiënten. Wil je het project efficiënt laten verlopen, dan is het ook uiterst belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de opleiding van de medewerkers, de laboratoriumtechnici en de administratieve krachten in het bijzonder. Verder moet je ook werk maken van een goede communicatie met de huisartsen, én het einde van de keten bewaken, met name de facturering.

De kracht van GLIMS was bepalend voor onze keuze. We zijn het er allemaal over eens: GLIMS is een laboratoriumpakket met een niet te evenaren scala van mogelijkheden.”

Voordelen

  • Een gecentraliseerd systeem en gestandaardiseerde processen op de drie locaties, in alle laboratoriumafdelingen én in de bloedbank.
  • Tracering van monsters: 
    Op elk moment kan je nagaan waar een ​​monster zich bevindt, wanneer het vertrokken is van de plaats van monstername, waar de analyse gebeurt, hoeveel monsters er verzonden en ontvangen zijn, wanneer de resultaten verstuurd werden enz.
  • Flexibele facturering: 
    De facturatiemodule kan eenvoudig worden ingesteld op basis van specifieke criteria, zoals het aantal toegestane terugbetalingen per jaar, de cumulatieregels, enz., zodat je ook vlot kunt inspelen op de wettelijke vereisten die regelmatig wijzigen.
  • Flexibel gebruikersbeheer: 
    Het is mogelijk om verschillende gebruikersprofielen te creëren, naast bijvoorbeeld de profielen “manager” en “gebruiker”.
  • Aanzienlijke reductie van papier: 
    Er worden geen documenten meer geprint in de afdeling microbiologie. Er is bovendien minder kans op fouten, die gepaard kunnen gaan met de interpretatie van handgeschreven informatie.
  • Toename van de efficiëntie: 
    Je wint tijd bij de dispatching van de monsters, de gegevensinvoer, de biologische validatie, de uitwisseling van resultaten, de toegang tot de antecedenten van de patiënt, enz. Eenvoudige extractie van gegevens voor statistieken.

De kracht van GLIMS was bepalend voor onze keuze. We zijn het er allemaal over eens: GLIMS is een laboratoriumpakket met een niet te evenaren scala van mogelijkheden.

Professor François Mullier, Hoofd Latoratorium Hematologie en Hemostase