Ga naar hoofdtekst

Klantenverhalen

1 January 2021
This article is available in: Nederlands

AZ Turnhout / AZ Herentals

Laboratoria van AZ Turnhout en AZ Herentals centraliseren activiteiten met portfolio van CliniSys | MIPS

UITDAGING

Om fusie te ondersteunen, moest er één geconsolideerd laboratoriuminformatiesysteem komen met één centrale database. 

RESULTAAT

GLIMS, CyberLab en CyberTrack helpen het laboratorium om efficiënter te werken en een betere dienst te verlenen aan aanvragende artsen en patiënten.

KLANTENPROFIEL

2 ziekenhuizen

Gefusioneerde laboratoria

2750 medewerkers (2 ZH)

Turnhout, Herentals (B)

AZ Turnhout en AZ Herentals werken al ruim tien jaar samen. De laboratoria van beide ziekenhuizen hebben in dit traject het voortouw genomen: sinds 2018 zijn ze volledig met elkaar gefusioneerd en hebben ze een gezamenlijk erkenningsnummer.

Juul Boes, directeur van het laboratorium, vertelt: “Het was onze bedoeling om naar een schaalvergroting te gaan, niet alleen om efficiënter te kunnen werken, maar ook om meer competentie samen te brengen en het voor onze medische staf mogelijk te maken zich meer te specialiseren in de verschillende deelgebieden. Vandaag hebben we nog slechts één laboratorium Bacteriologie en alle niet-dringende testen zijn gecentraliseerd.”

Om de fusie te ondersteunen, moest er één laboratoriuminformatiesysteem (LIS) komen met één centrale database. AZ Herentals werkte al geruime tijd met GLIMS van MIPS. Ook in de andere Kempense ziekenhuizen is dit het geval. Alleen in AZ Turnhout werd met een ander LIS gewerkt.

“Voor het laboratorium in Herentals was het een logische keuze om bij GLIMS te blijven,” zegt Tom Spiritus, projectleider voor het GLIMS-project. “MIPS kon ons alle modules en functionaliteiten aanbieden die we nodig hadden. Ook onze collega’s in Turnhout raakten al snel overtuigd van de mogelijkheden.”

Groot project vergt grondige voorbereiding

Juul Boes: “Wij wilden op één dag overgaan naar een gecentraliseerd laboratorium: de afdeling bacteriologie moest verhuizen, we gingen van start met een nieuw transportsysteem met dagelijks meerdere extra transporten tussen beide ziekenhuizen, en we namen verschillende softwarepakketten in gebruik: GLIMS, CyberLab én CyberTrack (de module voor bloedtransfusie). Zoiets is gigantisch en moet je grondig voorbereiden!”

Het projectteam heeft absoluut niets aan het toeval overgelaten en alle overige projecten in het laboratorium on hold gezet. Van meet af aan werden alle processen kritisch bekeken en opnieuw uitgetekend in GLIMS. Om de centralisatie van de laboratoria voor te bereiden, is al vroeg in het traject een gemeenschappelijk aanvraagformulier ontwikkeld – met dezelfde aanvraagcodes en panels over de laboratoria heen. Dat wilde het laboratorium in routine hebben alvorens de nieuwe systemen in gebruik te nemen.

Maandelijks waren er stuurgroepvergaderingen, met klinisch biologen, directieleden en IT-verantwoordelijken, in een latere fase ook tweewekelijkse statusmeetings. Er werd een risicoanalyse uitgevoerd en voor het live gaan waren er testdagen, waarbij de routine gesimuleerd werd op de drie campussen.

Tom Spiritus: “Voor de aanpak van het project konden we voor een groot stuk terugvallen op een roadbook van MIPS. Hiermee konden we netjes opvolgen of alle nodige stappen effectief werden uitgevoerd. Op aangeven van MIPS hebben we ook een war room ingericht waarin mensen ongestoord aan het project konden werken.”

Binnen timing en budget

De startdatum lag al lang op voorhand vast. Er werd gekozen voor een zondag zodat de grootste issues al opgelost zouden zijn wanneer het laboratorium ‘s maandags weer op volle toeren moest draaien. De eerste dagen werd de bezetting in de laboratoria opgetrokken, ’s nachts en overdag, en er waren continu vier ervaren projectmensen aanwezig om de laboratoriummedewerkers te begeleiden. 

Juul Boes: “Dankzij de goede voorbereiding en de inzet van iedereen is alles vlot verlopen. MIPS, en met name de ervaren projectleider, heeft ons doorheen het traject erg goed begeleid. Tijdens de stuurgroepmeetings heeft MIPS ook altijd samen met ons het budget opgevolgd. En dat loont: het project is niet alleen binnen de vooropgezette timing verlopen, ook zijn we erin geslaagd om binnen het budget te blijven.”

Efficiëntiewinst

Juul Boes: “Pas volgend jaar zullen we een duidelijk zicht krijgen op de totale efficiëntiewinst, maar nu al – amper twee maanden na de go-live – zien we tal van voordelen.”

  • Er wordt veel minder papier gebruikt. Werklijsten, aanvragen van testen en het terugkoppelen van de uitslagen: alles gebeurt elektronisch.
  • De hele flow is traceerbaar: je kunt altijd zien waar een monster zich precies bevindt en wie welk resultaat heeft geproduceerd of gewijzigd. Op voorhand zat de schrik erin dat er monsters zouden zoekraken, maar dat is niet gebeurd.
  • De communicatie met de andere pakketten in het ziekenhuis loopt vlot: met het ziekenhuisinformatiesysteem, het facturatiepakket, het elektronisch patiëntendossier, …  Alle resultaten (inclusief microbiologie) kunnen LOINC-gecodeerd verstuurd worden naar andere pakketten.  
  • Ook de statistiekmodule is een substantiële verbetering. De rapporten voor volksgezondheid, onder andere rond de resistentie van kiemen, worden automatisch in het vooropgestelde gestructureerde formaat gegenereerd. GLIMS  zorgt ook automatisch voor de interne meldingen rond ziekenhuishygiëne, bijvoorbeeld als een patiënt positief test voor MRSA.
  • Bij bloedtransfusies is de veiligheid voor de patiënten enorm verbeterd.  Je kunt alle data van de bloedzakken, inclusief de antigenen, binnenhalen in GLIMS. Zo kan het systeem je perfect vertellen welke bloedzakken je mag toedienen aan patiënten die antistoffen hebben. En de transfusieattesten komen vervolgens automatisch terecht in het medisch dossier. 
  • Dankzij de consolidatie van de laboratoria zijn alle laboratoriumuitslagen nu op alle campussen zichtbaar; ze kunnen vanop om het even welke locatie ook gevalideerd worden. Maar de centralisatie heeft nog veel meer voordelen. Als er bijvoorbeeld iets wijzigt in de nomenclatuur hoef je dit nog slechts eenmaal aan te passen. Je kunt de hardware bovendien onderbrengen op één locatie, een betere ondersteuning bieden, en tegelijkertijd besparen, o.a. op onderhouds- en licentiekosten.

Van orderaanvraag tot resultatenviewer

“Ook het dynamische karakter van de pakketten van MIPS is een voordeel,” vertelt Jan Verschaeren. “De order entry module van ons vorige pakket was niet voldoende flexibel om met ons mee te groeien. Daarom was de upgrade naar het dynamische CyberLab zeker nuttig.”

De eisen waren niet min. De module moest o.a.:

  • snel zijn voor de eindgebruiker;
  • een geïntegreerde resultatenviewer hebben; 
  • de mogelijkheid voorzien om makkelijk bijkomende testen aan te vragen, ook vanuit de resultatenviewer;
  • een vlotte integratie met andere pakketten ondersteunen; 
  • de prijs van de testen zichtbaar kunnen maken voor de aanvrager;
  • simultaan bruikbaar zijn in verschillende ziekenhuizen, elk met hun eigen ADT en active directory;
  • GDPR-compliant zijn, met o.a. wachtwoordbeheer en een automatische faxfunctionaliteit voor de rapportering. 

Jan Verschaeren: “MIPS kon dit met CyberLab allemaal aanbieden. Onze huisartsen kunnen nu volop aanvragen doorsturen vanuit hun elektronisch patiëntendossier. Er gebeuren ook minder foute testen.”

Binnen de ziekenhuizen wordt ook gebruik gemaakt van de CyberLab-module voor resultatenconsultatie, die volledig geïntegreerd is in het medisch dossier, en stilaan wint ook de module voor order entry er terrein. De artsen appreciëren het dat ze hun eigen panels kunnen aanmaken.

Enorme flexibiliteit 

Tom Spiritus: “Je kunt de systemen van MIPS perfect inrichten volgens je behoeften en gewoontes. Dat maakt het voor de systeembeheerders soms behoorlijk complex, maar geeft je anderzijds een enorme flexibiliteit. 

Zo hebben we de mensen in het laboratorium verschillende rollen toegekend en de schermen ingericht naargelang hun manier van werken. Het GLIMS-scherm van iemand in Microbiologie ziet er anders uit – met een ander lint en andere knoppen – dan dat van iemand in het laboratorium Chemie. Als je de schermen op die manier configureert, maak je het voor de eindgebruiker gebruiksvriendelijk.”

Eén laboratorium, één LIS, één leverancier

“We hadden in ons laboratorium een matuur systeem, heel doorgedreven. Naar mijn aanvoelen hebben we na amper twee maanden al hetzelfde niveau van maturiteit bereikt, en dat vind ik wel een prestatie,” zegt Jan Verschaeren.

Tom Spiritus vervolgt: “We zien ook voordelen aan het werken met één leverancier voor alle laboratoriummodules. Je hebt altijd de juiste mensen rond de tafel. Wanneer je koppelingen tot stand moet brengen en ook bij de go-live, kan je efficiënter werken. En als er een probleem opduikt, kun je het gerichter oplossen.

Ik kan iedereen ook aanbevelen om te starten met een goede voorbereiding, om energie te steken in het motiveren van je team en om open te staan voor de voorstellen van je leverancier. MIPS heeft ontzettend veel ervaring met andere configuraties en dat is bijzonder waardevol gebleken.”

“De centralisatie van onze laboratoria geeft ons tal van voordelen. Maar hier stopt het niet: met de ziekenhuisnetwerken die nu in de steigers staan, komt er een nieuwe golf van centralisatie. Dan heb je natuurlijk een systeem nodig dat dit aankan en een firma die dit proces kan begeleiden. Bij MIPS zijn we aan het goede adres. MIPS houdt bovendien echt rekening met de wensen van de klanten. Ze denken samen met ons mee aan oplossingen, en ze realiseren die ook, op relatief korte termijn, en dat is wel vrij uniek,” besluit Juul Boes.

De laboratoria maken gebruik van het volledige portfolio van MIPS:

  • GLIMS: laboratoriuminformatiesysteem dat de activiteiten van de diverse laboratoriumdisciplines in goede banen leidt;
  • CyberLab: module waarmee artsen binnen en buiten het ziekenhuis testen kunnen aanvragen en uitslagen kunnen raadplegen; 
  • CyberTrack: applicatie voor het online registreren en traceren van bloedtransfusies;
  • LIS DaVinci: pakket dat de workflow in de laboratoria Anatome pathologie aanstuurt.

MIPS houdt echt rekening met de wensen van de klanten. Ze denken samen met ons mee aan oplossingen, en ze realiseren die ook, op relatief korte termijn, en dat is wel vrij uniek.

Juul Boes, klinisch bioloog, Laboratoriumdirecteur