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1 January 2021 Étude de Cas
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Groupe Parnassia, Pays-Bas, CyberLab

Les soins et la sécurité pour vocation : le groupe spécialisé en psychiatrie connecte centres et laboratoires, pour offrir le meilleur service au patient

DÉFI

Installer un système de prescription connectée et de consultation de résultats capable d’intégrer sept laboratoires extérieurs et les centres de Parnassia.

RÉSULTAT

CyberLab soutient le groupe de soins psychiatriques avec la prescription connectée et la consultation de résultats de laboratoire, en toute sécurité et en éliminant le risque d’erreur.

profil client

160 000 rapports d’analyses /an

560 centres de soins

8000 collaborateurs

La Haye

« Transférer des résultats et des prescriptions d’examens via un maillage de sites multiples et de laboratoires extérieurs constitue un véritable défi », explique Annette Osinga, Responsable des Projets ICT pour le groupe Parnassia, situé aux Pays-Bas. « Avec le papier, les fax, le courrier postal, il y a tout simplement trop de risques. 

Or, les données patients doivent être à la fois sécurisées et parfaitement correctes. De plus, les résultats doivent nous parvenir rapidement. Nous savions qu’un système de prescription connectée et de consultation de résultats nous aiderait à éliminer ces risques mais il fallait qu’il soit capable d’intégrer sept laboratoires extérieurs et nos propres centres. MIPS, avec la solution CyberLab, a répondu à nos attentes et nous a apporté l’assistance nécessaire pour atteindre nos objectifs. »

La sécurité d’abord, pour les patients et les données

Le groupe Parnassia, constitué de plusieurs centres de soins psychiatriques, s’attache à respecter chacun de ses patients en tant qu’individu avec ses besoins propres. Ses équipes, composées de 8000 collaborateurs, dispensent une large variété de services de soins internes ou ambulatoires pour les différents troubles psychiatriques et les addictions.

Au total, le groupe possède 560 centres de soins répartis sur les Pays-Bas, avec une concentration particulière sur trois régions clés : la Hollande-Septentrionale, la région de la Haye et le Grand Rotterdam. Ces sites partagent certains services tels que la gestion de projets informatiques et notamment le projet e-Lab, qui vise la conformité à la nouvelle réglementation néerlandaise en matière de qualité de soins et de sécurité des patients.

Avec autant de laboratoires, de sites, de personnel et de patients, gérer efficacement l’accès aux résultats est un élément critique. « Lorsque les résultats sont transférés par fax ou par courrier postal, il est difficile de garantir le caractère privé des informations et de vous assurer que les résultats parviendront rapidement au médecin traitant. Le papier peut se perdre ou être déposé au mauvais endroit et les médecins doivent constamment vérifier si de nouveaux résultats sont arrivés », explique Annette Osinga.

Au sein du groupe Parnassia, l’utilisation du papier générait un workflow très chronophage pour toutes les équipes concernées. Annette Osinga décrit toutes les étapes alors nécessaires : « Nous recevions d’abord les résultats sur papier par fax ou par courrier postal. Puis le personnel administratif les transmettait au médecin. Enfin, un assistant devait numériser le document puis le relier au dossier patient électronique (DPE). »

La mise en œuvre de CyberLab nécessitait une préparation minutieuse et l’établissement d’un planning précis de la part de MIPS comme des équipes du groupe Parnassia. « Nous étions en quelque sorte les pionniers de l’installation d’une solution e-Lab. Aussi, certains des laboratoires extérieurs ont dû adapter leur SIL pour pouvoir se connecter. Il a ainsi fallu près de deux ans pour intégrer les deux premiers laboratoires. Mais le processus est maintenant bien en place et l’intégration des nouveaux laboratoires est beaucoup plus rapide : un troisième est déjà opérationnel et plusieurs autres le seront très prochainement », souligne Annette Osinga.

« MIPS a répondu à toutes les exigences définies par le groupe Parnassia », poursuit Annette Osinga. « L’interface de CyberLab est très facile à utiliser et les médecins reçoivent une alerte dès l’arrivée de leurs résultats. Ils peuvent également consulter sur un seul écran les résultats patient issus de différents laboratoires et contrôler leur évolution dans le temps. »

Sur les aspects administratifs, CyberLab se montre très souple. Des fonctionnalités peuvent être ajoutées si nécessaire : on peut par exemple indiquer que l’adresse à laquelle le laborantin doit se rendre pour une prise de sang est différente de l’adresse habituelle du patient.

Des soins connectés au sein du groupe

La connectivité de CyberLab s’étend sur de nombreux domaines : « En plus de la facilité d’intégration avec les différents SIL des laboratoires extérieurs, la solution est également reliée à notre système ADT (admissions, sorties, transferts). Les informations administratives concernant le patient sont donc échangées avec CyberLab. Et nous avons installé une interface entre CyberLab et notre DPE », précise Annette Osinga.

Les résultats obtenus se sont traduits par une plus grande sécurité des patients et des données ainsi que par des économies de temps et d’argent : « Un auditeur interne a passé en revue la sécurité du projet e-Lab ainsi que les améliorations pour la sécurité des patients. Ses conclusions ont été très positives », poursuit Annette Osinga. « De plus, le nouveau workflow nous fait gagner beaucoup de temps : nous recevons actuellement quelque 160 000 rapports d’analyses de laboratoire annuellement et nous avons estimé le temps pour scanner l’un d’entre eux à 3 minutes. Lorsque le projet e-Lab sera déployé sur l’ensemble des laboratoires extérieurs, nous serons capables de gagner 480 000 minutes soit 8 000 heures, chaque année. Nous pourrons ainsi consacrer ce temps et ces ressources à l’essentiel : les soins aux patients. »

À volume de données important, potentiel important

CyberLab est à présent aussi connecté à l’entrepôt de données du groupe Parnassia. « Cela signifie que nous n’avons pas seulement accès à l’ensemble des résultats d’un patient au fil du temps mais que nous pouvons aussi associer les données de CyberLab avec l’énorme quantité d’informations récoltée par le groupe. Ceci nous permet de mettre au jour des faits particulièrement intéressants pour la recherche. Par exemple, en croisant, dans le DPE, les résultats de laboratoire avec d’autres données telles que des diagnostics, nous avons récemment mis en évidence l’impact d’un changement de médicament sur les résultats de laboratoire. »

Le groupe est conscient de la valeur ajoutée de ses données et espère développer une collaboration étroite avec les praticiens pour en explorer le potentiel.

Une prescription électronique sécurisée

L’intégration du serveur de résultats étant opérationnelle, le groupe Parnassia a commencé à numériser les prescriptions d’analyses avec le module de prescription connectée de CyberLab. « Lorsque vous utilisez des formulaires papier pour les demandes d’examen, il y a là aussi, trop de risques », commente Annette Osinga. « Bien que le formulaire apporté par le patient au laboratoire comporte des codes-barres, ceux-ci peuvent être altérés ou bien masqués par une vignette… Les informations patients doivent alors être saisies manuellement, ce qui peut être source d’erreur. Nous savions qu’une solution de prescription connectée éliminerait ces risques et rendraient les prescriptions et les informations patients automatiquement accessibles dans le SIL. »

Le groupe de soins psychiatriques n’utilise pas les formulaires standards pour laboratoires mais ses propres formulaires, qui incluent une sélection de tests fréquemment demandés. Dans un premier temps, un paramétrage du SIL a ainsi été nécessaire de façon à gérer ces formulaires spécifiques. Cette étape franchie, la solution de prescription connectée CyberLab a été mise en œuvre et le premier projet s’est déroulé de manière très fluide. La prescription connectée va à présent être déployée sur l’ensemble du Grand Rotterdam.

« Nos médecins sont très satisfaits de la prescription via CyberLab : c’est simple à utiliser et à la création d’une prescription, ils sont guidés par le système durant tout le processus. La solution s’adapte aussi très aisément à leurs besoins : ils peuvent ajouter n’importe quel type d’information qui leur semblerait pertinente. Ils nous ont même confié considérer la solution comme un « vrai cadeau » de la part du groupe », raconte Annette Osinga en souriant.

Les praticiens ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages de CyberLab : la prescription électronique a considérablement simplifié la facturation pour les centres : « Avec autant de laboratoires, la vérification de la facturation pouvait s’avérer complexe. Nous pouvons à présent avoir la garantie que chaque facture correspond à une prescription spécifique, ce qui permet d’éliminer le risque d’erreur et de gagner du temps. »

Aux laboratoires aussi, CyberLab a apporté de nombreux avantages, explique Annette Osinga : « Avec la prescription connectée, un laboratoire gagne 5 minutes par prescription. Je vous laisse calculer, à raison de 120 000 analyses par an, le gain de temps substantiel que cela représente ! »

Annette Osinga conclut : « MIPS est pour nous plus un partenaire qu’un fournisseur, et l’excellence de leur gestion de projet ainsi que la collaboration étroite menée avec nos équipes a permis de conduire l’implémentation de façon totalement fluide. Nous avons gagné du temps et de l’argent, et plus important encore, avec l’aide de CyberLab, nous pouvons assurer une qualité de soins et une sécurité accrues à nos patients. »

Solutions & avantages

CyberLab :

  • Le module de consultation de résultats permet d’accéder directement aux résultats via une interface utilisateur intuitive et riche.
  • Le module de prescription connectée rend le processus de prescription sûr, transparent et plus simple : en un clic de souris, la prescription arrive au laboratoire, et l’utilisateur peut en suivre le traitement.

Bénéfices :

  • CyberLab s’intègre facilement avec les SIL du marché et avec le SIL de MIPS, GLIMS.
  • CyberLab peut être relié au système ADT du groupe et au DPE, réduisant le travail administratif et les risques d’erreur, et permettant aux praticiens d’avoir accès à davantage d’informations patients.
  • En connectant CyberLab à l’entrepôt de données du groupe, les résultats de laboratoire peuvent être croisés avec l’ensemble des données du groupe, et ainsi utilisés à des fins de recherche.
  • CyberLab est facile à utiliser pour les médecins comme pour le personnel et s’adapte à leur méthode de travail.
  • Les praticiens reçoivent une notification dès qu’un résultat arrive et n’ont ainsi plus à vérifier en permanence.
  • Expédier et scanner des résultats n’est plus nécessaire : les équipes peuvent alors consacrer plus de temps à leurs tâches essentielles.
  • La sécurité et la confidentialité des données patients sont accrues.
  • La facturation des services de laboratoire est claire et traçable.
  • Des fonctionnalités peuvent être ajoutées si nécessaire.
  • Facile à apprendre : MIPS a dispensé une courte formation à l’équipe projet e-Lab et aux administrateurs système (les « e-Lab coaches ») pour le serveur de résultats et la prescription connectée.
  • Les laboratoires gagnent un temps considérable dans le traitement des prescriptions.

Avec la prescription connectée, un laboratoire gagne 5 minutes par prescription. Je vous laisse calculer, à raison de
120 000 analyses par an, le gain de temps substantiel que cela représente !

Annette Osinga, responsable du projet e-Lab (CyberLab)