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2 January 2021 Étude de Cas
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CHU de Poitiers, GLIMS 9

Avec l’évolution vers GLIMS 9, le laboratoire du CHU de Poitiers bénéficie d’une avancée majeure en termes d’ergonomie et de personnalisation

DÉFI

Le premier laboratoire français à migrer vers la version 9 de GLIMS.

RÉSULTAT

Moins de clics et un workflow accéléré et plus intuitif, pour davantage de productivité. 

PROFIL CLIENT

Hôpital universitaire

5 million d’analyses/an

10 laboratory departments

Poitiers, France

Dans la suite logique d’une longue et étroite collaboration avec MIPS, le CHU de Poitiers (hôpital universitaire de Poitiers) est devenu le premier laboratoire français à migrer vers la version 9 de GLIMS. Pour l’hôpital et le laboratoire, utilisateurs convaincus du Système d’Information de Laboratoire (SIL) GLIMS depuis 2005, les avantages apportés par une flexibilité accrue et une ergonomie innovante étaient clairement identifiés. « Un seul clic suffit là où il en fallait auparavant sept ou huit pour nos utilisateurs, » commente Florent Ribardière, Direction Technique des Laboratoires Pôle de Biologie.  « Chaque département du laboratoire peut en outre gérer très simplement sa propre configuration. L’amélioration de la performance a été directement perceptible. »

Une nouvelle étape dans l’innovation

Le CHU de Poitiers est l’établissement de soins de référence en Poitou-Charentes (région Aquitaine – Limousin – Poitou – Charentes) dont la population compte près de 1,8 millions d’habitants.  L’hôpital possède une capacité de 1900 lits et offre une gamme étendue de services pour les soins aigus, de longue durée et de suivi.

En 2005, à l’occasion de la construction d’un nouveau bâtiment, l’hôpital centralise et regroupe ses 18 laboratoires alors dispersés géographiquement pour former 10 départements. « Nous avions quatre SIL différents, » explique Florent Ribardière, à l’époque au poste de technicien de laboratoire.  « Avec l’objectif d’homogénéiser les pratiques au sein des différents laboratoires, nous avons choisi GLIMS pour ses qualités d’ouverture et de paramétrage, qui répondaient le plus précisément à nos besoins. » Par la suite, l’hôpital renforcera ses liens avec MIPS en installant en 2010 l’outil CyberLab pour les prescriptions d’analyses de laboratoire.

En 2015, le laboratoire a réalisé 5 066 077 analyses, dont environ 75% pour le CHU et le reste hors le CHU. Deux ans plus tôt, en 2013, il a signé une convention avec le CH de Montmorillon donnant naissance à un laboratoire multisite.

Le support mis en place par MIPS pour satisfaire aux exigences de l’accréditation figure parmi les bénéfices de GLIMS ayant fait la différence pour le CHU de Poitiers. « C’est un enjeu dans de nombreux pays mais ici, en France en particulier, les laboratoires sont tenus de remplir des conditions d’accréditation très strictes, » commente Alexandre Pavy. « MIPS fournit une documentation très complète qui, face à la liste des exigences de la norme, décrit comment GLIMS y répond. Et ses fonctions de traçabilité constituent l’une de ses grandes forces : nous pouvons savoir précisément qui a réalisé chaque étape et quand. C’est pour nous un énorme avantage. »

Une configuration rapide et personnalisée

Avec une connaissance pointue des versions précédentes de GLIMS, Florent Ribardière et Alexandre Pavy ont rapidement détecté l’avancée majeure apportée par la version 9. « L’ergonomie de l’interface propose une approche complètement différente, » explique Florent Ribardière.

Dès le début du projet de montée de version, l’équipe du CHU a mis en œuvre la pré-configuration afin de préparer dans de bonnes conditions de réalisation et de délai la migration gérée par les équipes de MIPS. « Il était prévu un travail important de paramétrage sans oublier les formations utilisateurs, » explique Alexandre Pavy. « Mais le processus s’est déroulé de manière parfaitement fluide pour se conclure dans le temps imparti. « La mise en production de GLIMS 9 au CHU de Poitiers s’est effectuée en une nuit, sans aucun problème majeur.

Dans sa nouvelle génération, GLIMS 9 propose une interface utilisateur repensée, améliorant significativement l’ergonomie et la rapidité et minimisant les besoins en formation. La solution est entièrement paramétrable : l’hôpital définit ses propres écrans de visualisation et rapports, la personnalisation pouvant être spécifique jusqu’au niveau même de l’utilisateur. « Nous avons choisi d’homogénéiser les interfaces par département de laboratoire, » ajoute Florent Ribardière. « Dans la version précédente, des fenêtres avec options déroulantes conduisaient l’utilisateur vers 5 ou 6 niveaux inférieurs d’arborescence, d’où la nécessité d’effectuer 7 ou 8 clics. Les menus n’offraient pas la possibilité d’être configurés individuellement par département. »

Les utilisateurs plus proche de l’action

Dorénavant, poursuit Florent Ribardière, chaque département de laboratoire possède sa propre page d’accueil. « L’idée était, pour chacun d’entre eux, de remonter sur la page d’accueil centrale, les outils les plus fréquemment utilisés. Grâce à la configuration des boutons, les utilisateurs font à présent en un seul clic ce qui leur en demandait plusieurs auparavant. C’est un énorme gain de temps ! »

Chaque secteur de laboratoire a monté son groupe de travail afin de concevoir et modéliser sa page d’accueil en fonction de ses besoins propres. La pertinence des outils pour les utilisateurs est ainsi assurée. La configuration de ces pages a ensuite été confiée à l’équipe du CHU de Poitiers. « La première nous a demandé un peu de temps, face à la nouveauté, mais ensuite, tout est allé très vite, » se souvient Alexandre Pavy.

L’hôpital souhaitait laisser à chaque département un maximum d’autonomie dans leur configuration, tout en maintenant un niveau global d’homogénéité. Alexandre Pavy et Florent Ribardière ont conduit auprès des utilisateurs clé des formations sur le paramétrage. « Nous ne sommes intervenus qu’en cas de difficulté car ils étaient en capacité de gérer de façon autonome leur configuration. Les utilisateurs disposent des outils souhaités et nécessaires, au sein d’un contexte élaboré par l’hôpital. C’est un bon équilibre entre homogénéité et personnalisation, » commente Florent Ribardière. 

Les formations utilisateurs se sont déroulées avant la mise en production de la version 9. « Nous avons ainsi pu répondre à la norme NF EN ISO 15189 qui demande l’habilitation des utilisateurs à l’utilisation du logiciel de gestion de laboratoire, » commente Florent Ribardière. « Basée sur des widgets, la nouvelle interface est très intuitive et simple à appréhender. Les utilisateurs novices sont très rapidement opérationnels. Il suffit d’acquérir la connaissance du fonctionnement des trois ou quatre boutons principaux. »

Un outil multisite

Dès la mise en place du laboratoire satellite au CH de Montmorillon en janvier 2013, GLIMS y a été immédiatement installé. « Le laboratoire de l’hôpital de Montmorillon était équipé d’un LIS différent. Nous avons donc procédé à la migration avec notre GLIMS, à l’époque encore en version 8, » explique Florent Ribardière. « Lors de la migration vers la version 9, nous n’avons pas rencontré de difficultés majeures puisque GLIMS est nativement conçu pour une gestion multisite. »

Avec cette toute dernière version de GLIMS, MIPS poursuit son rôle de partenaire de confiance pour le CHU de Poitiers. « Nous sommes satisfaits de GLIMS, qui répond parfaitement à nos attentes et à nos besoins. Nous venons de réaliser une nouvelle avancée avec cette interface innovante et pertinente. C’est un outil puissant, souple et ergonomique. Nous apprécions tout particulièrement la capacité d’adaptation de GLIMS dès l’émergence d’un nouveau besoin, » conclut Florent Ribardière. 

Solution & bénéfices

GLIMS 9:

  • Fonctionnalités étendues pour tous types d’examens de laboratoire : biochimie, hématologie, immunologie, pharmacologie, toxicologie…
  • Solution évolutive et nativement multisite exploitant une base de données unique
  • Paramétrage simple et souple par profil, rôle ou utilisateur
  • Visualisation graphique du workflow
  • Support des standards ISO 15189, avec des fonctionnalités telles que la traçabilité complète

Bénéfices:

  • Ergonomie avancée permettant de réduire les temps de formation et d’améliorer l’efficacité globale
  • Paramétrage facile permettant une personnalisation maximum dans un système partagé homogène
  • Adaptation à une utilisation multisite, évolutive avec la croissance de l’hôpital

C’est un outil puissant, souple et ergonomique. Nous apprécions tout particulièrement la capacité d’adaptation de GLIMS dès l’émergence d’un nouveau besoin.

Florent Ribardière, Direction Technique des Laboratoires Pôle de Biologie, Santé Publique et Pharmacie