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1 January 2021 Anwenderberichte
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Parnassia Groep, Niederlande

Digitalisierung zum Wohl der Patienten

Die niederländische Psychiatriegruppe Parnassia Groep vernetzt Standorte und Labore. CyberLab von MIPS gewährleistet dabei eine rundum integrierte Kommunikation an über 560 Standorten.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die Übermittlung von Laboraufträgen sowie der Empfang und Austausch von Befunden zwischen diversen Standorten und Laboren – auf digitalem Weg, fehlerfrei und sicher.

das ergebnis

CyberLab von MIPS unterstützt die Parnassia Groep bei der sicheren und effizienten Verarbeitung digitaler Laborergebnisse – von der Auftragserfassung bis zum Befundeingang und -austausch.

kundenprofil

160.000 Laborberichte/Jahr

560 Standorte

8.000 Mitarbeiter

Parnassia Groep, NL

“Wenn zahlreiche Standorte und externe Labore im Spiel sind, sind der Empfang von Laborbefunden und die Übermittlung von Laboraufträgen mit einigen Herausforderungen verbunden”, weiß Annette Osinga, IKT-Projektleiterin der Parnassia Groep. “Papierdokumente sind in Sachen Patienten- und Datensicherheit mit großen Risiken behaftet – vom Aufwand der manuellen Weiterleitung ganz zu schweigen.”

“Aus Gründen wie diesen wollten wir auf Digitalisierung setzen – doch die Suche nach einer Lösung, die unsere 560 Standorte und sieben Laborpartner unterstützt, gestaltete sich alles andere als einfach. Bei MIPS wurden wir fündig: mit CyberLab. Bei der Implementierung nach unseren ganz speziellen Anforderungen hat uns MIPS tatkräftig unterstützt.”

Sicherheit zuerst – für Patienten und Daten

Patientenorientierung ist das A und O bei der niederländischen Parnassia Groep, einem Zusammenschluss von Psychiatriezentren mit rund 8.000 Mitarbeitern. Den Menschen mit seinen Besonderheiten achten, keinen alleine lassen – so lässt sich das Leitbild auf den Punkt bringen.

An 560 Zentren quer durch die Niederlande, konzentriert auf die Regionen Nordholland, Haaglanden und Rijnmond, steht man Menschen mit den unterschiedlichsten psychiatrischen Störungen und Suchterkrankungen zur Seite – ob ambulant oder stationär. Die Infrastruktur, die all diese Standorte verbindet, wurde neuerdings noch einmal wesentlich erweitert – mit dem ‘E-Lab-Projekt’, einer Initiative für elektronische Laborkommunikation.

Anlass waren neue Regularien im Bereich der Behandlungsqualität und Patientensicherheit. “Bisher empfingen wir Laborergebnisse per Fax oder Post”, erläutert Osinga. “Doch Papierdokumente geraten nun einmal leicht in die falschen Hände. Hinzu kam der Aufwand der manuellen Weiterleitung. Immer wieder mussten die Ärzte nachfragen, ob ihre Befunde bereits eingetroffen seien.”

Osinga weiter: “Empfang der Dokumente, Weiterleitung an den behandelnden Arzt, Einscannen zur Aufnahme in die ePA, die elektronische Patientenakte – all dies ergab einen komplexen Workflow, der mit zahlreichen Risiken behaftet war. Durch Digitalisierung wollten wir insbesondere zwei Aspekte verbessern: die Effizienz und die Datensicherheit.”

Allerdings: “Die Planung und Koordinierung hat MIPS und unserem Team einiges abverlangt. CyberLab markiert den absolut neuesten Stand der Technik – und darauf mussten sich die Labore erst einmal einstellen. Einige LIS-Installationen mussten angepasst werden, was bei den ersten beiden Laboren rund zwei Jahre dauerte. Doch jetzt haben wir an Fahrt gewonnen: Ein drittes Labor ist bereits eingebunden, weitere werden in Kürze hinzukommen.”

Implementiert wurde zunächst CyberLab Reporting zur Automatisierung des Befundeingangs – zu Parnassias vollster Zufriedenheit: “Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und intuitiv. Trifft ein Befund ein, wird der behandelnde Arzt automatisch benachrichtigt. Zudem können Befunde unterschiedlicher Labore in einer einzigen Ansicht dargestellt und chronologisch analysiert werden.”

Hinzu kommen vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten: “Beispielsweise kann es vorkommen, dass sich ein Patient bei der Blutentnahme nicht zu Hause, sondern in einem Betreuungszentrum befindet. Eine kleine Anpassung – und schon war CyberLab darauf eingestellt.”

8.000 Stunden Zeitersparnis im Jahr

Ähnlich flexibel zeigt sich CyberLab im Zusammenspiel mit weiteren Lösungen: “Vernetzt haben wir es nicht nur mit den LIS-Installationen der Labore, sondern auch mit unserem internen ADT-System (Admission, Discharge, Transfer). Über eine eigens konfigurierte Schnittstelle kommuniziert CyberLab zudem mit unserer ePA-Datenbank.”

Perfekt eingespielte Abläufe von A bis Z sind das Ergebnis. “Verbesserungen bei der Patienten- und Datensicherheit hat uns ein internes Audit klar bestätigt”, so Osinga. “Hinzu kommt eine erhebliche Zeitersparnis: Beispielsweise dauert es schätzungsweise drei Minuten, einen Laborbericht einzuscannen. Bei rund 160.000 Laborberichten jährlich ergibt dies ein Einsparungspotenzial von 480.000 Minuten oder 8.000 Stunden – wertvolle Zeit, die wir in das investieren werden, worauf es uns wirklich ankommt: das Wohl der Patienten.”

Big Data – die Macht der Daten

Selbst an die zentrale Datenbank von Parnassia, dem Data Warehouse, ist CyberLab mittlerweile angebunden. “Die gewaltigen Mengen an Patienten- und Behandlungsdaten, die wir im Lauf der Zeit gesammelt haben, werden so mit den Laborwerten aus CyberLab zusammengeführt. Die Zusammenhänge, die sich dadurch aufdecken lassen, sind wirklich erstaunlich. Kürzlich untersuchten wir beispielsweise, wie sich eine Medikamentenumstellung auf die Laborbefunde auswirkte.”

Big Data – ein enormes Potenzial zur Verbesserung der Behandlungsqualität, das Parnassia gerade erst zu erkunden beginnt. Man darf gespannt sein!

CyberLab auch für die Auftragserfassung

Der logische nächste Schritt war die Automatisierung der Laboranforderungen. “Bisher arbeiteten wir mit Papierformularen, die die Patienten beim Labor vorlegten”, so Osinga. “Eine korrekte Zuordnung sollten dabei Barcodes gewährleisten, doch immer wieder kam es vor, dass diese beschädigt oder überklebt wurden. Die Folge: manuelle Dateneingaben, bei denen Fehler nun einmal nicht auszuschließen sind. Order Entry, das zweite Modul von CyberLab, sollte Abhilfe schaffen. Leistungs- und Patientendaten lassen sich damit elektronisch an die LIS-Systeme der Labore übertragen.”

Nur einen kleinen Stolperstein gab es noch zu beseitigen: Parnassia arbeitet mit eigenen Formularen, die speziell auf typische Analyseanforderungen zugeschnitten sind. An diese Formulare mussten die Laborinformationssysteme zunächst angepasst werden. Es folgte ein Pilotprojekt, bei dem keine Wünsche offenblieben. Nun soll CyberLab Order Entry in der gesamten Region Rijnmond implementiert werden.

Dazu Osinga: “Unsere Ärzte sind begeistert. Schritt für Schritt werden sie durch die Erstellung von Leistungsanforderungen geführt – bei aller gebotenen Flexibilität, denn weitere Informationen können ganz nach Bedarf hinzugefügt werden. Sogar von einem ‘Geschenk des Himmels’ haben einige gesprochen!”

Klare Vorteile ergaben sich auch in der Verwaltung: “Bei unserer großen Zahl von Laborpartnern konnte sich die Rechnungskontrolle recht komplex gestalten. Jetzt ist die Zuordnung der Rechnungen zu Anforderungen weitaus schneller und zuverlässiger.”

Und was sagen die Labore? “Auch die sind hochzufrieden: Ersten Rückmeldungen zufolge spart der digitale Anforderungseingang rund fünf Minuten pro Anforderung. Geht man von 120.000 Anforderungen jährlich aus, ergibt sich ein beachtlicher Zeitgewinn.”

Osingas Fazit: “Im gesamten Projektverlauf haben wir MIPS nicht als typischen Anbieter, sondern als Partner erlebt. Erst die enge Zusammenarbeit mit MIPS hat das Projekt zu dem gemacht, was es letztlich geworden ist: einem vollen Erfolg! CyberLab spart uns Zeit und Geld, doch das Allerwichtigste sind die Verbesserungen bei der Behandlungsqualität und Patientensicherheit, die wir erzielt haben.”

Lösung und Vorteile

Die Lösung:

Mit zwei Modulen ermöglicht CyberLab eine transparente, sichere Laborkommunikation:

  • CyberLab Order Entry: Übermittlung von Laboranforderungen per Mausklick – schnell, transparent und sicher. Der Status übermittelter Anforderungen lässt sich jederzeit einsehen.
  • CyberLab Reporting: Laborergebnisse jederzeit abrufbar – über eine intuitive, ausgereifte Benutzeroberfläche.

Die Vorteile:

  • Einfache Integration mit den unterschiedlichsten LIS – ob GLIMS von MIPS oder gängige Systemen von Drittanbietern.
  • Vernetzung mit dem ADT-System und der ePA-Datenbank von Parnassia. Umfassendere, verlässlichere Patientendaten sind das Ergebnis – ohne wiederholte Dateneingaben.
  • Anbindung an das “Data Warehouse” von Parnassia. Gewaltige Datenbestände können so mit den Laborbefunden zusammengeführt werden – beispielsweise für Forschungszwecke.
  • Hoher Bedienkomfort für Ärzte und Verwaltungspersonal – unter Anpassung an die jeweilige Arbeitsweise.
  • Automatische Benachrichtigung der Ärzte. Der Befundeingang muss nicht laufend überwacht werden.
  • Keine manuelle Weiterleitung und kein Einscannen der Laborberichte. Dem Verwaltungspersonal bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
  • Gesteigerte Datensicherheit. Dass Patientendaten in die falschen Hände geraten, ist praktisch ausgeschlossen.
  • Transparenterer Rechnungseingang. Rechnungen der Labore können leichter kontrolliert werden.
  • Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten. Erforderliche Funktionen können problemlos hinzugefügt werden.
  • Intuitive Bedienung. Nach einer kurzen Einarbeitung durch MIPS waren das E-Lab-Projektteam und die Systemadministratoren startklar. Diese “E-Lab-Coaches” schulten dann die übrigen Mitarbeiter.
  • Zufriedene Labore. Der digitale Anforderungseingang spart wertvolle Zeit.

Die Suche nach einer Lösung, die unsere 560 Standorte und sieben Laborpartner unterstützen würde, gestaltete sich alles andere als einfach. Bei MIPS wurden wir fündig: mit CyberLab.

Annette Osinga, Verantwortliche für das E-Lab-Projekt (CyberLab)