Laboratoires Ketterthill, Luxembourg, GLIMS

Une connexion rapprochée : en intégrant GLIMS 9 dans sa chaîne robotisée multi-niveaux, Ketterthill accroît ses performances et s’ouvre de nouvelles opportunités de croissance

Pour les laboratoires Ketterthill, dont l’activité est très soutenue, la mise en œuvre d’un nouveau site a ouvert un énorme potentiel de croissance. Une chaîne robotisée très innovante automatise les tâches de prétraitement, d’acheminement et d’archivage des échantillons, tout au long de leurs circuits dans les différentes zones et étages du bâtiment. Directement intégré à cette chaîne, le SIL GLIMS 9 supporte ce processus logistique via une interface unifiée de visualisation des échantillons et de la validation des résultats. 

Les limites imposées par le périmètre du site principal de Ketterthill, leader sur le marché de la biologie médicale ambulatoire au Luxembourg, contraignaient sa croissance. La construction de nouveaux locaux techniques lui a permis de consolider ses services existants et d’étendre son offre. Le nouveau bâtiment, ouvert en avril 2015, a intégré dès cette date une chaîne robotisée pour la prise en charge des échantillons développée par GLP Systems et commercialisée par Sysmex Europe.

Le système robotisé utilise des navettes intelligentes appelées CARs. Évolution majeure par rapport à l’ancienne solution utilisée par Ketterthill : les CARs sont capables d’acheminer les échantillons sur plusieurs niveaux d’un bâtiment, pour plus de vitesse, d’efficacité et de productivité. Afin d’optimiser encore le potentiel de cette solution, Ketterthill s’est rapproché de son fournisseur historique de SIL, MIPS, pour réaliser l’intégration de GLIMS avec la nouvelle chaîne robotique.

L’équipe de Ketterthill avait une vision très précise du niveau d’intégration attendu entre le SIL et la solution robotisée. « En nous basant sur l’expérience liée à l’utilisation de notre ancien système et au regard des nombreuses années d’exploitation de GLIMS, nous avons rédigé des spécifications communes pour la chaîne robotique et le système informatique, » explique Valérie Gigot, Pharmacienne/Biologiste Clinique. « Nous les avons transmises à MIPS et à GLP Systems/Sysmex, puis nous avons rencontré les deux sociétés afin de déterminer comment nous pouvions travailler ensemble pour atteindre les objectifs fixés. »

L’élimination du middleware figurait parmi les évolutions principales souhaitées par Valérie Gigot et Sylvain Stuhlfauth.  « Dans notre système précédent, un middleware s’intercalait entre GLIMS et les analyseurs, » explique Sylvain Stuhlfauth, Responsable informatique.  Bien que le middleware ait ses partisans, l’équipe de Ketterthill restait convaincue que cette architecture ne leur convenait pas.

« Vous perdiez en fluidité et en ergonomie. Travailler avec le système s’avèrait plus compliqué, l’utilisateur étant confronté à de multiples interfaces. Par exemple, il pouvait accéder à la liste des tests à réaliser, fichiers, problèmes à traiter, etc., via une seule interface.  Mais, pour confirmer ou valider des résultats, il devait passer sur un autre système, avec une interface différente, qui pouvait ne pas être à jour. Dans ce contexte multi-systèmes, les utilisateurs ne disposaient pas d’une vision globale et complète et c’était un vrai problème d’ergonomie. »

Pour simplifier les flux, il fallait à Ketterthill une communication directe entre la chaîne robotique et GLIMS. « GLIMS reste le SIL et doit demeurer « maître » des opérations alors que le middleware empêchait ce contrôle direct, » poursuit Sylvain Stuhlfauth.

Lors des discussions menées autour des spécifications et des attentes, il est rapidement devenu évident que le projet devait inclure l’évolution vers GLIMS 9. L’implémentation de la nouvelle chaîne robotisée et le passage à GLIMS 9 devaient donc se dérouler simultanément. Un vrai challenge !

« MIPS travaille depuis longtemps avec des solutions robotisées mais celle-ci constituait pour eux une nouvelle expérience, faisant de ce projet une vraie aventure pour nous tous, » raconte Sylvain Stuhlfauth. « Lors de l’une des réunions menées avec MIPS, nous avons rencontré leurs développeurs afin de leur préciser clairement nos attentes. »

Dans le même temps, en tant que précurseur dans la mise en œuvre de GLIMS 9, Ketterthill a pu identifier des points de vigilance liés à la nouvelle version et en faire part à MIPS. « La nouveauté engendre naturellement des dysfonctionnements, » dit Sylvain Stuhlfauth. « MIPS est d’une très grande réactivité. Ils ont mis en œuvre des correctifs très rapidement, en deux jours seulement pour certains. » Malgré l’ampleur du défi à relever, Sylvain Stuhlfauth et Valérie Gigot ont noté la puissance accrue, l’ergonomie et l’étendue des fonctionnalités offertes par GLIMS 9.

Pas d’environnement test

Pour l’équipe, l’absence d’un environnement de test de la part de GLP Systems constituait l’un des challenges majeurs. « Sans simulateur, il n’était pas possible d’effectuer des contrôles pour s’assurer du bon fonctionnement avant de passer aux tests en conditions réelles, » commente Sylvain Stuhlfauth.

Le projet a été organisé en plusieurs phases par l’équipe. Dans un premier temps, les analyses et analyseurs, les méthodes d’évaluation et les procédures ont été créées au sein de GLIMS. En parallèle, un analyseur spécifique, appelé GLP, a également été développé dans GLIMS, concentrant tous les analyseurs en un seul. Ces étapes terminées, la configuration a été testée avant le démarrage de la production.

« Notre ancienne chaîne ne gérait que les échantillons de sérum. Nous avons poursuivi ainsi au début avec le nouveau système, spécifiquement pour la chimie clinique et l’immunologie, » poursuit Sylvain Stuhlfauth. « C’est la plus grosse activité, le cœur des opérations. Environ six mois plus tard, nous avons ajouté l’hématologie puis tout récemment, les échantillons d’urine pour la microbiologie. »

L’implémentation progressive, un par un, des différents domaines d’activité du laboratoire a permis à l’équipe collective composée de Ketterthill, MIPS et GLP Systems d’adresser chaque problématique spécifiquement, souligne Sylvain Stuhlfauth. Cette approche était également plus simple pour les utilisateurs. « Chaque domaine utilisant des tubes d’échantillon différents, ils pouvaient distinguer rapidement ceux qui étaient pris en charge par la chaîne de ceux encore traités manuellement. »

Bon pour le service

« Les délais pour l’intégration de GLIMS dépendaient de l’installation de la chaîne, » poursuit Valérie Gigot. « Celle-ci fut installée en avril 2015 et les essais commencèrent aussitôt. Je disposais d’un plan de tests complet. Lorsque quelque chose ne fonctionnait pas correctement, GLIMS ou GLP Systems étaient chargés des correctifs. Nous n’avons pas démarré la chaîne avant d’avoir tout ce que nous voulions. » 

« Valérie et moi avons joué un rôle de coordination entre les trois acteurs, mais MIPS et GLP Systems ont également communiqué directement pour mettre en œuvre l’intégration, » ajoute Sylvain Stuhlfauth.

Les problématiques ont été directement traitées, commentent Valérie Gigot et Sylvain Stuhlfauth. « Par exemple, lorsqu’une machine est déconnectée, l’acheminement de tous les tubes placés par la suite sur la chaîne est modifié en conséquence. Mais je voulais que ce réacheminement soit également activé pour les tubes déjà présents sur la chaîne. Sinon, c’est le chaos ! Cette fonctionnalité n’était pas prévue et nous avons dû attendre qu’elle soit développée, mais il était hors de question de démarrer le système en production avant qu’elle ne soit disponible, » précise Valérie Gigot.

Focus sur la valeur ajoutée

Trois mois plus tard, la chaîne était opérationnelle, avec nombreuses bénéfices pour les techniciens, biologistes et informaticiens, commentent Valérie Gigot et Sylvain Stuhlfauth. « Pour les techniciens qui travaillent avec la chaîne robotique, l’automatisation réduit le volume de tâches basiques et leur libère du temps pour des responsabilités à valeur ajoutée, » commente Valérie. « Les biologistes cliniques tirent avantages de cette solution par une facilité accrue d’accès à l’information et à la traçabilité : nous pouvons suivre les échantillons, visualiser dans GLIMS où se trouve un tube, s’il est arrivé à destination via la chaîne. De plus, nous pouvons voir et valider les résultats via une interface unique. »

Sylvain Stuhlfauth ajoute : « Côté informatique, précédemment, pour transférer une analyse d’un analyseur à un autre, je devais stopper la production et passer une heure et demi à modifier la configuration. A présent, deux minutes et deux clics dans GLIMS suffisent. C’est un gain substantiel ! »

« Le développement du projet avec MIPS s’est parfaitement bien déroulé. Ils ont été présents, réactifs et attentifs à nos besoins. Nous sommes ravis de cette chaîne robotique de dernière génération, qui répond pleinement à nos attentes et nos objectifs, et qui contribuera à soutenir la croissance de notre entreprise, » conclut Valérie Gigot.

GLIMS 9

• Propose des fonctionnalités étendues pour tous les types d’examens de laboratoire, y compris l’hématologie, la biochimie clinique, la sérologie des maladies infectieuses, la microbiologie, la biologie moléculaire, les tests de fertilité et l’immunopathologie.

• S’intègre directement avec la chaîne robotisée, sans besoin de middleware.

• Supporte la traçabilité complète des échantillons, ainsi que tous les processus de laboratoire, le suivi des échantillons, la saisie des prescriptions, la validation, le suivi des résultats, etc., via une interface unique.
• Permet un paramétrage facile et souple par profil, rôle ou utilisateur.