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1 janvier 2021 Étude de Cas
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Hôpitaux AZ Turnhout, AZ Herentals (B)

Les laboratoires AZ Turnhout et AZ Herentals (B) centralisent leurs activités avec le portfolio CliniSys | MIPS

DÉFI

Les deux établissements hospitaliers visaient la mise en place d’un système d’information de laboratoire unique avec une seule base de données centralisée.

RÉSULTAT

GLIMS, CyberLab et CyberTrack ont permis aux laboratoires, après leur fusion, d’accroître leur efficacité et d’offrir un meilleur service aux médecins référents comme aux patients.

PROFIL CLIENT

2 hôpitaux

2 laboratoires fusionnés

2750 collaborateurs (2 hôpitaux)

Turnhout, Herentals (B)

Depuis plus de dix ans les hôpitaux belges AZ Turnhout et AZ Herentals travaillent de concert, leurs laboratoires étant en toute première ligne dans cette collaboration. En 2018, ces derniers ont été totalement fusionnés, pour donner naissance à un laboratoire unique et partagé.

« L’objectif de la fusion n’était pas seulement d’optimiser l’efficacité, mais également de capitaliser sur l’expertise et de permettre une spécialisation plus poussée de nos équipes médicales dans les différents sous-domaines, » explique Juul Boes, directeur du laboratoire.

Pour atteindre leurs objectifs, les deux établissements hospitaliers visaient la mise en place d’un système d’information de laboratoire (SIL) unique avec une seule base de données centralisée. AZ Herentals étant un utilisateur de longue date de GLIMS, les équipes de l’AZ Turnhout ont été rapidement convaincues. « MIPS était en mesure de nous proposer tous les modules et les fonctionnalités dont nous avions besoin. Le choisir était parfaitement logique, » poursuit Tom Spiritus, responsable du projet GLIMS pour les hôpitaux.

Un grand projet nécessite une préparation minutieuse

Juul Boes explique : « Nous avions décidé d’effectuer en une journée la transition vers le laboratoire centralisé. Cela impliquait de déplacer le département de bactériologie, d’installer un nouveau système de transport des échantillons tout en accélérant leurs acheminements entre les deux hôpitaux, et d’implémenter les différentes solutions logicielles : GLIMS, CyberLab et CyberTrack (module MIPS dédié à la transfusion sanguine). Pour un projet de cette ampleur, une préparation rigoureuse s’imposait ! »

Dès le début, tous les processus ont fait l’objet d’un examen critique et d’une refonte au sein de GLIMS. Afin de préparer la centralisation des laboratoires, un nouveau formulaire de prescription commun a été conçu. L’équipe tenait à en disposer avant que les nouveaux systèmes ne soient opérationnels.

Des comités de pilotage et des points d’avancement réunissaient régulièrement Les biologistes clinique, les membres des conseils d’administration et les responsables informatiques.

Cinq personnes environ se consacraient au projet quasiment à plein temps, mais celui-ci a impliqué un nombre beaucoup plus important de collaborateurs. Tom Spiritus ajoute : « Un an avant la mise en production, MIPS a commencé la formation de 18 administrateurs système. De notre côté, nous avons formé tous les utilisateurs finaux. Tout ceci a grandement contribué à motiver les équipes et à apporter un large soutien au projet. »

Un lancement dans les délais et les budgets

La date de lancement, définie longtemps à l’avance, a été planifiée un dimanche afin que tous les dysfonctionnements potentiels soient résolus à temps et que le laboratoire puisse être totalement opérationnel dès le lundi suivant. Pendant les premières journées, les effectifs du laboratoire ont été renforcés, jour et nuit, assistés sur place par quatre représentants expérimentés du projet.

« Grâce à une préparation minutieuse, et à l’engagement de chacun, tout s’est déroulé de manière très fluide. » commente Juul Boes. « MIPS, et en particulier la responsable de projet confirmée, nous ont efficacement guidé tout au long du processus. MIPS a aussi participé, avec nous, au suivi du budget durant les comités de pilotage. Et ça a payé : non seulement le projet a été terminé dans les délais impartis mais le budget défini a été respecté. »

Des gains de performance

Juul Boes explique, « Seulement deux mois après la mise en production, nous pouvons déjà observer des gains quantifiables, » et souligne quelques-uns des bénéfices obtenus : 

  • « Nous utilisons beaucoup moins de papier, tout étant traité électroniquement : les listes de travail, les prescriptions d’analyse et les communications des résultats.
  • Tout le processus est traçable : nous pouvons toujours savoir précisément où se trouve un échantillon et qui a produit ou modifié un compte-rendu. Aucun échantillon ne se perd. 
  • Les échanges de données avec les autres solutions logicielles de l’hôpital sont fluides : le système d’information hospitalier, le logiciel de facturation, le dossier électronique patient, etc.
  • Tous les résultats, y compris pour la microbiologie, sont codés selon la terminologie LOINC.
  • Le module statistique constitue une amélioration substantielle. Les rapports de santé publique, y compris ceux concernant les germes résistants, sont automatiquement générés dans le format structuré adéquat. GLIMS produit également des notifications internes automatiques concernant l’hygiène de l’hôpital, dans le cas par exemple où un patient est révélé positif au test du SARM.
  • La sécurité des patients s’est améliorée de façon notable pour les transfusions sanguines. Nous pouvons importer dans GLIMS toutes les données des poches de sang, incluant les antigènes. Ainsi, le système peut indiquer avec précision quels poches de sang peuvent être administrées aux patients ayant des anticorps. Et les certificats de transfusion sont automatiquement intégrés dans les dossiers électroniques patient.
  • Grâce à la fusion des laboratoires, tous les résultats d’analyse peuvent être consultés sur l’ensemble des campus et finalisés à partir de n’importe quel emplacement. 
  • La centralisation apporte encore bien d’autres avantages. Si par exemple, une nomenclature change, nous n’avons à la modifier qu’une seule fois dans le système. Nous pouvons également rassembler les équipements matériels en un seul endroit, offrir un meilleur support, et en même temps réaliser des économies par exemple sur les coûts de maintenance et de licences.»

De la gestion des prescriptions à la visualisation des résultats

Le modèle dynamique des systèmes MIPS est aussi un atout, poursuit Jan Verschaeren. « Dans notre ancien système, le manque de flexibilité du module de saisie des prescriptions l’empêchait de pouvoir évoluer avec nos besoins. Le passage au système de prescription connecté dynamique CyberLab de MIPS a été particulièrement utile. »

Les exigences étaient fortes. Le module devait ainsi : 

  • Être rapide pour les utilisateurs finaux ;
  • Disposer d’une visionneuse de résultats intégrée ;
  • Faciliter la demande d’analyses complémentaires ;
  • S’intégrer facilement avec les autres modules logiciels ;
  • Fournir les codes activité des analyses aux médecins prescripteurs ;
  • Permettre une utilisation simultanée sur différents sites, chacun ayant son propre code ADT (Admission, Discharge and Transfer) et un répertoire actif ;
  • Assurer la conformité aux normes RGPD en permettant la gestion des mots de passe et offrant une fonctionnalité de fax automatique pour les échanges de résultats.

Jan Verschaeren ajoute, « MIPS offrait toutes ces fonctionnalités avec CyberLab. Nos médecins généralistes peuvent à présent prescrire les analyses à partir de leur dossier électronique patient. Nous avons en conséquence moins d’analyses inutiles à effectuer.»

Les hôpitaux de Turnhout et Herentals utilisent également la visionneuse de résultats de CyberLab, totalement intégrée dans le dossier médical. Et le module de saisie des prescriptions gagne du terrain : les praticiens apprécient particulièrement de pouvoir créer leurs propres panels d’analyses.

Une souplesse unique 

Tom Spiritus poursuit : « La solution MIPS peut être paramétrée en fonction de vos besoins spécifiques et de vos habitudes de travail. Nous avons par exemple assigné différentes missions aux techniciens du laboratoire et configuré les écrans en fonction de celles-ci. Ainsi, l’interface utilisateur d’un technicien en microbiologie est très différente de celle d’un technicien du laboratoire de chimie. Cette personnalisation des écrans rend GLIMS exceptionnellement intuitif pour l’utilisateur final. »

Un laboratoire, un SIL, un fournisseur

« Notre ancien système de laboratoire avait les avantages de sa grande maturité. Mais je peux dire qu’avec la nouvelle solution MIPS, nous avons en deux mois seulement, atteint ce même niveau de maturité, ce qui est exceptionnel, » affirme Jan Verschaeren.

Tom Spiritus poursuit : « Les bénéfices à travailler avec un fournisseur unique pour tous les modules de laboratoire sont tangibles. Les personnes compétentes sur le sujet sont présentes autour de la table et vous pouvez avancer plus efficacement, en particulier durant la mise en production. La résolution des problèmes potentiels est plus ciblée. »

« Pour un projet de cette envergure, je recommanderais de soigner la préparation, d’investir de l’énergie dans la motivation de vos équipes et de rester à l’écoute des propositions de votre fournisseur. MIPS bénéficie d’une expérience éprouvée des déploiements ce qui s’est avéré être une valeur ajoutée inestimable. »

« La centralisation de nos laboratoires nous a apporté quantité d’avantages. Mais il y a plus encore : les réseaux hospitaliers étant actuellement en cours de mise en place, une nouvelle vague de centralisation s’annonce. Il faut donc une solution logicielle capable de s’y adapter et un fournisseur qui vous assiste tout au long de ce processus. MIPS a été le bon partenaire pour nous. Ils mettent l’accent sur l’écoute des besoins de leurs clients. C’est un véritable travail de collaboration qui s’est engagé pour apporter des solutions qu’ils mettent en œuvre dans des délais serrés. C’est unique, » conclut Juul Boes.

Les laboratoires de l’AZ Turnhout l’AZ Herentals exploitent l’ensemble des solutions de la gamme MIPS :

  • GLIMS : système d’information de laboratoire gérant les activités des différentes spécialités de laboratoire ;
  • CyberLab : module permettant aux praticiens internes et externes à l’hôpital de prescrire des analyses et de visualiser les résultats ;
  • CyberTrack : application dédiée à l’enregistrement et au traçage en ligne des transfusions sanguines ;
  • SIL DaVinci : solution pour la gestion du workflow dans les laboratoires de pathologie.

MIPS met l’accent sur l’écoute des besoins de leurs clients. C’est un véritable travail de collaboration qui s’est engagé pour apporter des solutions qu’ils mettent en œuvre dans des délais serrés. C’est unique.

Juul Boes, clinical biologist, Head of the laboratory