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1 janvier 2021 Étude de Cas
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Centre Médical Universitaire de Leyden, Pays-Bas, GLIMS

Un nouveau bâtiment, un nouveau laboratoire automatisé et un nouveau GLIMS

DÉFI

Déployer un nouveau système GLIMS unique et commun à tous les laboratoires.

RÉsultat

Avec l’implémentation en mode « big bang » de GLIMS, le laboratoire du LUMC a amélioré la performance de ses diagnostics, raccourci ses délais de production et mis en place un contrôle qualité rigoureux.

PROFIL CLIENT

1938 lits

> 20.000 admissions/an

8800 collaborateurs

Leiden, Pays-Bas

Alors que le laboratoire du centre médical universitaire de Leyde (LUMC) était auparavant scindé en plusieurs entités séparées, toutes les activités sont aujourd’hui centralisées au sein du département de Chimie Clinique et Médecine de Laboratoire (KCL). « Il faut savoir évoluer avec son temps. Pour nous, cela impliquait une transformation radicale vers un seul grand laboratoire automatisé, nous permettant d’améliorer notre efficacité en termes de diagnostics, » explique Judith Gillis, spécialiste de chimie clinique pour le Laboratoire du LUMC, et l’un des responsables du projet.

Chaque entité, Chimie Clinique, Transfusion Sanguine et Hématologie, disposait de son propre système d’information de laboratoire (SIL) GLIMS. Par ailleurs, GLIMS équipait déjà historiquement d’autres laboratoires cliniques du LUMC, notamment la Microbiologie Médicale, la Pharmacie et la Toxicologie Clinique, l’Hématologie Spécifique et l’Immunohématologie, mais avec des configurations spécifiques à chacun de ces laboratoires. Pour l’ensemble des collaborateurs, cette approche compartimentée constituait clairement un obstacle à de futurs développements. Afin de dépasser ces modèles et libérer tout le potentiel de GLIMS, il fut décidé de déployer un nouveau système GLIMS unique et commun à tous les laboratoires.

Trois projets en parallèle

Pour atteindre ses objectifs, le département KCL a engagé simultanément trois projets : l’un consistant à intégrer les départements existants et repenser le processus (logistique) de diagnostic, le deuxième consacré à la construction d’un nouveau laboratoire central automatisé avec des équipements entièrement renouvelés, et le dernier visant à totalement reconfigurer la solution GLIMS dans ce nouveau cadre.

« En novembre 2017, le nouveau laboratoire a été mis en service. De l’un des établissements les plus anciens des Pays-Bas, en termes d’équipement, d’organisation et de système d’information, nous sommes passé à l’un des laboratoires néerlandais les plus modernes. »

Tous ces éléments ont été étudiés afin d’aboutir à un schéma fonctionnel rationnalisé, devenu le point de départ de l’appel d’offre LUMC, en conformité avec les règles européennes d’appel d’offre publique. Compte-tenu de la complexité du projet, un seul fournisseur ne pouvait répondre à l’ensemble des demandes. Mais, avec une approche centralisée, l’appel d’offre a été rédigé de façon à s’assurer que les fournisseurs travailleraient ensemble et en dialoguant avec l’hôpital.

Simplification des processus

« Nous souhaitions que les échantillons entrants soient placés directement sur la chaîne sans intervention manuelle. Ça ne fut pas toujours possible mais nous avons réfléchi aux possibilités de simplification pour chaque action chronophage, » poursuit le docteur Gillis. « Le transport des échantillons devant être disposés dans de la glace en est un bon exemple.  Dans l’ancien laboratoire, nous en recevions plus d’une centaine par jour. Aujourd’hui, la réfrigération n’est plus nécessaire pour la plupart des échantillons, qui peuvent être ainsi transportés de manière standard sur la chaîne, sans aucune intervention manuelle. »

La rationalisation des formulaires de prescription d’analyse a également été une grande avancée : en travaillant en collaboration avec les praticiens à ce sujet, leur nombre a été réduit de 23 versions différentes à seulement 3 : l’un pour le sang, l’un pour les urines et le dernier pour les autres matières à analyser. Et pour les médecins aussi, la prescription est devenue plus simple, plus claire et plus intuitive.

D’autres processus ont été simplifiés parmi lesquels la phlébotomie centralisée des patients externes. Une réception unique pour tout le département a également été mise en place.

GLIMS joue le rôle du pilote

L’intégralité du processus de diagnostic dans GLIMS a été implémentée en utilisant la méthodologie de gestion de projet PRINCE2. Des conventions établies entre l’éditeur de GLIMS, MIPS, et le fournisseur de la chaîne automatisé, Sysmex, ont défini les règles de communication entre la chaîne et le SIL.

GLIMS occupe le poste de pilotage pour toutes les communications entre le système d’exploitation de la chaîne (le moteur de routage) et les analyseurs. Il n’y a aucune communication directe entre moteur et analyseurs. « Nous utilisons un middleware seulement si c’est une valeur ajoutée pour le patient ou s’il apporte de nouvelles fonctionnalités, non disponibles chez GLIMS, » ajoute le docteur Gillis.

Suivre et tracer

« Plusieurs raisons expliquent le fait que le contrôle de l’ensemble soit confié à GLIMS. Tout d’abord, l’utilisation d’une seule interface, quel que soit l’analyseur ou l’équipement avec lequel vous travaillez, est plus pratique. Il est aussi beaucoup plus simple de former les nouveaux arrivants dans le département, » ajoute Judith Gillis.

« Par ailleurs, parce que tout est indiqué dans GLIMS, nous pouvons suivre le parcours des échantillons sur la chaîne et dans les laboratoires cliniques qui utilisent GLIMS.  Nous savons dans quel module l’échantillon a été traité, avec quel analyseur, et à quelle heure, et pouvons identifier précisément où une erreur aurait pu potentiellement survenir. Cette nouvelle fonctionnalité de suivi et de traçage est particulièrement puissante. »

Big bang

« Il était plutôt risqué de mettre en exploitation, en une journée, un nouveau laboratoire, qui en intégrait plusieurs avec, de plus, un GLIMS totalement reconfiguré. Et parallèlement, nous devions continuer à fournir les résultats d’analyse dans l’heure. Nous avons plutôt bien réussi ! » souligne Judith Gillis.

Le laboratoire a mené une série de « stress tests » avant la mise en exploitation, notamment sur la logistique et le traitement de 500 à 1000 échantillons à la fois dans GLIMS, des chiffres pourtant nettement inférieurs au volume quotidien traité par le laboratoire. Lors de la mise en production, le 3 novembre 2017, les équipes du laboratoire sont restées sur le pont avec le support de 15 personnes travaillant pour nos fournisseurs, dont quatre pour MIPS.

« La gestion des prescriptions posait une difficulté initiale : les demandeurs pouvaient les saisir dans le système d’information de l’hôpital (SIH) mais n’avaient pas la possibilité d’imprimer les étiquettes des échantillons. Ce problème a été rapidement résolu, » ajoute le docteur Gillis. « Nous avons mis un peu de temps à aller plus loin dans l’optimisation du processus de diagnostic mais nous avons toujours pu exploiter totalement la chaîne automatisée, sans interruption significative de service. »

Valeur ajoutée pour le patient

Le volet humain ne peut être sous-estimé dans un projet de cette ampleur : le LUMC a déployé beaucoup d’effort sur la partie accompagnement de projet et dans la formation des équipes du laboratoire. Les techniciens des anciens laboratoires de chimie clinique et d’hématologie se sont formés sur les différents analyseurs, ce qui leur a permis d’être polyvalents.

« Notre objectif principal est d’apporter de la valeur ajoutée pour le patient. Ceci ne se fait pas au niveau de la réception des échantillons mais au niveau de l’interprétation des analyses. Et nous avons maintenant davantage de collaborateurs pour le faire. Nos équipes ont également de nouvelles missions : par exemple, nous formons à présent le personnel infirmier des départements cliniques aux points de service, pour les cas où des analyses décentralisées sont nécessaires, » complète le docteur Gillis.

Automatisation totale

Quasiment tous les échantillons prélevés dans l’unité de Phlébotomie pour les patients externes, soit 40% de l’ensemble des échantillons reçus chaque jour par le laboratoire, sont traités de façon totalement automatique.

Les prescriptions reçues de cette unité sont activées dans GLIMS et les étiquettes avec les données d’identification du patient sont imprimées. Les échantillons sanguins sont ensuite envoyés au laboratoire via le système à tube Tempus, sans conditionnement particulier, et automatiquement placés sur la chaîne suivant la règle du premier entré/premier sorti (FIFO).

Aussitôt la prescription activée dans GLIMS, elle est transmise au moteur de routage de la chaîne. La chaîne « sait » alors que « cet échantillon et ses analyses associées appartiennent à un numéro d’identification unique ».  Pour vérifier que tout soit conforme aux données envoyées par GLIMS, une photographie couleur du tube et du bouchon est prise. En parallèle, la chaîne calcule le cheminement de l’échantillon, en prenant en compte la disponibilité des modules, des analyseurs et des chariots sur la chaîne.

Les échantillons de sérum sont placés dans une zone tampon pour le temps de coagulation. Les tubes sont ensuite débouchés sur la chaîne et transportés vers les analyseurs. Si l’échantillon est destiné à d’autres unités ou laboratoires, il est d’abord divisé en sous-échantillons (si nécessaire) puis transportés vers ces zones externes spécifiques.

Lorsque l’analyse est terminée, les échantillons sont automatiquement placés dans l’archive liée à cette chaîne. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire.

Gains de temps considérables

Avec ce nouveau processus, les tâches chronophages, réalisées manuellement, font partie du passé. Par exemple, les techniciens de laboratoire n’ont plus besoin de placer à la main les échantillons dans l’ordre de leur numéro, ou de mettre les bouchons. C’est un gain de temps conséquent.

« Avec GLIMS, nous avons pu cartographier nos délais de production, à la fois pour le transport et pour les analyses. Auparavant, les échantillons étaient collectés et remis toutes les 15 minutes. Avec le système à tube Tempus, le temps de transport est extrêmement court, environ 20 secondes par échantillon. Nous gagnons à présent facilement de 15 à 20 minutes par échantillon, » explique le docteur Gillis.

Les durées d’analyse sont également plus courtes. « Pour l’hémoglobine par exemple, nous constatons que 50 % des résultats sont connus dans les 8 minutes après réception de l’échantillon au laboratoire, et 95 % de la totalité des résultats sont obtenus dans un délai de 25 minutes, » poursuit le docteur Gillis.

Processus de contrôle standardisé 

La planification détaillée du processus de diagnostic et le paramétrage de GLIMS associé ont eu pour conséquence de clarifier la méthode de travail. Le docteur Gillis ajoute : « Nous ne travaillons pas seulement à présent plus efficacement mais nous constatons aussi moins d’erreurs, y compris en nombre d’échantillons perdus. Les délais de production sont plus courts et surtout, plus prévisibles. En outre, la qualité fait l’objet de contrôle plus stricts et un problème peut être détecté et signalé très rapidement. Alors que les équipes passaient beaucoup de temps à chercher les tubes et les formulaires papier, tout est beaucoup plus fluide dans le laboratoire. »

Les bénéfices pour les patients sont évidents : les résultats sont disponibles plus rapidement, avec moins de sang prélevé : 10 ml environ par échantillon seulement sont nécessaires. Sur une base annuelle, ce sont 6000 litres de sang en moins !

Les leçons d’un projet réussi

« Il a fallu paramétrer GLIMS de façon à ce qu’il puisse supporter le processus de diagnostic et le travail du laboratoire, » souligne le docteur Gillis, « et nous y sommes parvenus du mieux possible. Nous avons également bénéficié des conseils des experts de chez MIPS. »

« Nous avons volontairement impliqué un grand nombre de collaborateurs dans ce projet et donné aux techniciens de laboratoire (qui maîtrisent le processus) et aux gestionnaires d’application (qui connaissent GLIMS) des responsabilités partagées. Il n’est pas toujours facile de parler le même langage.  Mais je recommanderais à tous ceux qui débuteraient un projet de ce type de consacrer du temps à ces aspects, et d’accorder du respect aux connaissances et aux idées de chacun. Aujourd’hui, nous récoltons les fruits de ce travail. Au laboratoire, qui exécute des millions d’analyses chaque année, nous sommes toujours engagés dans un processus d’amélioration et de simplification continu. Notre ambition est de viser l’excellence opérationnelle qui nous permettrait d’atteindre un niveau qualité de 5 ou 6 Sigma, » conclut le docteur Gillis.

Bénéfices GLIMS 9

  • Offre une large palette de fonctionnalités pour tous les types d’analyse de laboratoire.
  • S’intègre directement avec la chaîne automatisée. Le middleware n’est utilisé que si c’est une valeur ajoutée pour le patient ou s’il apporte de nouvelles fonctionnalités, non disponibles chez GLIMS.
  • Supporte le processus de diagnostic dans sa totalité, de la prescription des analyses jusqu’au compte-rendu de résultat, et inclut des fonctions de suivi et de traçage.
  • Propose une interface intuitive et peut être adapté aux habitudes de travail du laboratoire. Par exemple, il est possible de créer des boutons dédiés aux activités les plus fréquemment utilisées.

Nous ne travaillons pas seulement plus efficacement mais nous constatons aussi moins d’erreurs. Les délais de production sont plus courts et surtout, plus prévisibles. En outre, la qualité fait l’objet de contrôle plus stricts. 

Judith Gillis, PhD, Spécialiste de chimie clinique