AZ Alma, Bélgica

“La implementación de GLIMS fue mucho más que cambiar el sistema de información del laboratorio (LIS),” explica Christophe Vandenabeele, director de laboratorio en AZ Alma. “Fue una buena oportunidad para replantearnos determinados aspectos del laboratorio, los procesos, los equipos… De hecho, prácticamente todo.” Y AZ Alma ha aprovechado esta oportunidad sin lugar a dudas: se han homogeneizado proyectos, se han reemplazado aparatos antiguos y los flujos de trabajo se han actualizado.

Los cambios han requerido mucha atención y, debido a las importantes implicaciones financieras y organizativas, la preparación y la ejecución de los mismos eran cruciales para que este gran proyecto acabara bien. Gracias al gran esfuerzo y a la excelente colaboración de los equipos de AZ Alma y MIPS, y en particular la experiencia de MIPS en el ámbito de gestión de proyectos y la dedicación de todos los implicados, no solamente conseguimos acabar el proyecto dentro del plazo previsto, sino también dentro del presupuesto previsto. “Un resultado extraordinario para un proyecto de este alcance y esta complejidad,” afirma Christophe Vandenabeele.

El AZ Alma es un hospital regional con dos sedes, en Eeklo en Sijsele. El hospital tiene 513 camas y en él trabajan 110 médicos, 1.250 trabajadores y 125 voluntarios. El laboratorio clínico tiene un centro de actividades en cada campus. Ambos disponen de un completo laboratorio clínico, pero cada uno de ellos tiene su propia especialización, que responde a las necesidades de personal sanitario y pacientes.

La necesidad de un nuevo LIS fue consecuencia de una nueva estrategia y las necesidades de TI del hospital. “Ya hemos construido una segunda sala de servicios para que AZ Alma disponga de dos configuraciones idénticas, lo cual es necesario para implementar las historias clínicas electrónicas de los pacientes (EPD). Además, el nuevo servidor para el LIS se instala en esta nueva infraestructura, de modo que podemos evitar solapamientos desde el primer momento,” explica Tom Decavele, jefe del servicio informático de AZ Alma.

A partir de una licitación competitiva, el hospital se decidió por GLIMS de MIPS porque era el sistema que mejor se aplicaba a los requisitos formulados por el pliego del proyecto. El Sr. Vandenabeele explica: “GLIMS es flexible y se estructura a partir de la plataforma, de modo que permite comunicar con otros sistemas y dispositivos. Este mismo año vamos a llevar a cabo una integración entre los laboratorios clínicos de Assebroek y Knokke. En ambos laboratorios ya se había implementado el paquete GLIMS con anterioridad. Además, MIPS ha resultado ser un socio de confianza con la experiencia necesaria.”

La importancia del gestor de proyecto de MIPS tampoco debe pasarse por alto. “Fue muy profesional y claro,” recuerda el Sr. Vandenabeele. “Mostraba la flexibilidad necesaria en el día a día y siempre estaba en el lugar adecuado. Teníamos en todo momento la sensación de que el proyecto estaba bajo control.”

“El personal del laboratorio de AZ Alma se mostró muy abierto a las sugerencias e ideas; hemos colaborado en todo momento para encontrar soluciones juntos,” asegura el gestor de proyecto de MIPS. “Además, el hecho de que AZ Alma haya aplicado la metodología PRINCE2, igual que nosotros, ha contribuido al buen flujo del proyecto.”

La ‘War Room’: un espacio único y exclusivo para este proyecto

En un entorno operativo como un hospital no es fácil disponer de gente para un proyecto tan ambicioso como este. AZ Alma creó una estructura de proyecto formada por un grupo de dirección y un grupo de proyecto. Este grupo de proyecto, además, se subdividió en distintos grupos de trabajo, cada uno de los cuales tenía un punto de atención específico: GLIMS general, Banco de sangre, Microbiología, Informática/comunicación y un último para intercambiar datos de facturación e integración de datos demográficos con el HIS. Estos grupos se reunían mensual o semanalmente.

“La dilatada experiencia de MIPS con este tipo de proyectos a gran escala fue una ventaja importante,” explica el Sr. Decavele. “En el caso de los trabajadores del laboratorio, no siempre les resulta evidente que deben concentrarse en el proyecto, ya que en todo momento les interrumpen llamadas, preguntas de compañeros, etc. MIPS sugirió el establecimiento de un ‘War Room’, un espacio aislado reservado para este proyecto en el cual los trabajadores implicados en el mismo pudiesen reunirse y trabajar. Esta sugerencia supuso una gran diferencia en la comunicación entre todos los implicados, incluido el personal de MIPS.”

AZ Alma y MIPS coinciden en la vital importancia del papel que ha desempeñado el personal (tanto en AZ Alma como en MIPS) para garantizar el éxito del proyecto. Christophe Vandenabeele nos lo explica: “Al principio dedicamos bastante tiempo a la comunicación interna, lo cual ha significado que el personal del laboratorio se mostrase muy abierto a los cambios de este, y que todo el mundo haya contribuido a optimizar y refinar el sistema.”

La formación fue igual de importante. En primer lugar, MIPS organizó un cursillo para los gestores de sistemas. “Este curso estaba muy bien preparado y nuestros trabajadores lo recibieron positivamente,” continúa el Sr. Vandenabeele. “Otro elemento es que trabajamos principalmente con el principio ‘forma al formador’ (train the trainer). Finalmente, nos aseguramos de que todas las sesiones de formación estuvieran planificadas de antemano: los participantes estaban preparados, de modo que la formación resultaba aún más efectiva.”

Todo el apoyo en el momento de la puesta en marcha

La gestión del proyecto estaba tan bien planificada y con tanto detalle que el proyecto siguió el plan previsto en todo momento. La implementación empezó en febrero de 2012, las pruebas se iniciaron en noviembre de 2012, y el sistema (en concreto, el software de laboratorio GLIMS, así como los módulos del banco de sangre y microbiología) se puso en marcha a mediados de enero de 2013. Sin embargo, el apoyo de MIPS no se acabó en ese momento. “El primer día que el sistema estuvo en marcha, teníamos a cuatro miembros del personal de MIPS en nuestra sede de Eeklo y dos más en Sijsele. A lo largo de los días siguientes, la delegación de MIPS se fue reduciendo. Esta presencia nos permitió resolver rápidamente todos los problemas que se presentaban,” explica Christophe Vandenabeele. “El resultado de esta magnífica gestión es que los médicos del hospital apenas se dieron cuenta de los cambios llevados a cabo. En ningún momento hemos tenido que interrumpir el servicio.”

Disfrutar de las ventajas

En cuanto el nuevo GLIMS se puso en marcha, AZ Alma ya empezó a ver las ventajas. “Siempre hemos concedido mucha importancia a la calidad, pero ahora que hemos organizado los procesos de un modo muy avanzado, esto nos permite dar más pasos en el ámbito de la calidad,” afirma el Sr. Vandenabeele.

En este sentido, el laboratorio ha detectado una reducción del número de posibles problemas. Ello se debe a la profunda comunicación entre analizadores, de modo que solo hace falta introducir los datos una vez. AZ Alma ha optado por ‘recepción del material’, lo cual supone una diferencia importante para el rastreo. Actualmente las solicitudes de peticiones se tramitan en dos pasos: en cuanto los datos están introducidos en el sistema, GLIMS automatiza el resto de pasos del flujo de trabajo, como la planificación de las pruebas y los procesos siguientes. Los escáneres de códigos de barras se utilizan con mucha más frecuencia que antes.

Uno de los cambios más drásticos tuvo lugar en el departamento de microbiología, añade el Sr. Vandenabeele. “Actualmente este departamento trabaja prácticamente sin papeles, todos los sistemas se comunican entre ellos y la introducción manual de datos se reduce al mínimo. Los empleados de microbiología están sometidos a una alta presión de trabajo, pero desde que tenemos GLIMS, está claro que se ha reducido: actualmente, el mismo número de personas puede aguantar la alta carga de trabajo. ¡No me lo había esperado!”

El sistema de información para laboratorio de GLIMS con módulos específicos para banco de sangre y microbiología

• Asistencia funcional completa para cualquier tipo de estudio en laboratorio.
• Diseño específico de pantallas para banco de sangre y microbiología.
• Gestión central de todos los dispositivos.
• Flexibilidad de configuración y arquitectura.
• Una única base de datos que presta apoyo al funcionamiento operativo de distintas sedes en todas las disciplinas.
• Opciones de integración flexibles y accesibles que cumplen los estándares internacionales.
• Todos los procesos pueden rastrearse y auditarse en controles de calidad y acreditaciones.

Beneficios de la gestión de proyectos con MIPS

• Dilatada experiencia con la metodología PRINCE2 paragestión de proyectos.
• Amplia experiencia y conocimiento del sector.
• Preparación a consciencia y supervisión responsable a lo largo de todo el trayecto.
• Buena comunicación y colaboración entre los equipos de MIPS y el laboratorio.
• Se garantiza que el servicio del laboratorio no debe interrumpirse en ningún momento.
• Proyecto complejo finalizado en el plazo y el presupuesto previstos.