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1 January 2021 Étude de Cas
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CHU UCL Namur, GLIMS

Le CHU UCL Namur gagne en cohérence et en performance en déployant le SIL GLIMS sur trois sites

DÉFI

Étendre sur ses trois sites l’utilisation de GLIMS, originellement exploité sur un seul d’entre eux.  

RÉSULTAT

Ce projet a conduit l’établissement vers une solution harmonisée au service de l’efficacité de ses services de laboratoires.

PROFIL CLIENT

1938 lits

3 sites

8592 collaborateurs

Namur, Mont-Godinne, Dinant

En 2011, le CHU Mont-Godinne avait opté pour le logiciel de gestion de laboratoire GLIMS, un projet conduit à l’époque par le Pr François Mullier, aujourd’hui Chef du Laboratoire d’Hématologie-Hémostase. Lors de la fusion de l’hôpital avec le CHU de Dinant, le passage à GLIMS s’imposa alors comme une évidence. 

Et quand, dans le cadre de la politique des bassins de soins menée par les autorités fédérales et régionales belges, l’établissement constitué opéra une nouvelle fusion avec la Clinique et Maternité Sainte-Elisabeth Namur, le défi fut alors de parvenir à une cohérence globale du système de gestion de l’information du laboratoire (SIL). GLIMS est aujourd’hui exploité sur les trois sites, avec des résultats qui donnent toute satisfaction. 

Des délais très courts

La mise en œuvre de GLIMS en 2011 avait représenté pour le CHU Mont-Godinne une période de grand changement, se souvient le Pr François Mullier. « Nous utilisions auparavant un logiciel très ancien, qui tournait encore sur le système d’exploitation DOS. Concrètement, nous sommes partis de zéro et nous avons tout reconstruit.

En 2014, nous avons intégré le site de Dinant suite à la fusion entre les établissements. La direction nous a alors informé que GLIMS devait y être rapidement implémenté à Dinant afin d’être opérationnel en janvier 2015.

Puis en mai 2016, suite à une nouvelle fusion avec la Clinique et Maternité Sainte-Elisabeth, c’est sur ce nouveau site que nous avons travaillé à l’implémentation de GLIMS, cette fois pour avril 2017. Des projets qui se sont ainsi enchaînés sur des délais très courts ! »

Les laboratoires de biologie réalisent plusieurs milliers de types d’analyse. Pour chacune d’entre elles, il est nécessaire de définir et paramétrer la méthode de prélèvement, les types de tubes à utiliser, les conditions de conservation, les automates qui les prennent en charge. Il faut également définir, pour les résultats, les unités, les valeurs de référence… Lors de l’intégration de nouveaux laboratoires, ces éléments doivent être mis en cohérence pour l’ensemble d’entre eux.

Une harmonisation a été conduite sur les codes d’analyse ainsi que dans la description des analyses pour les codes de demande. « Lors de la fusion avec Dinant, nous avons décidé de choisir pour référence les codes d’analyses du site de Godinne. Mais lors de l’intégration avec Sainte-Elisabeth, nous avons dû nous mettre d’accord pour toute une série d’analyses car pour certaines d’entre elles les valeurs normales étaient différentes selon qu’elles étaient réalisées à Sainte-Elisabeth ou à Godinne, » relève le Pr Mullier.

Homogénéiser la gestion administrative

« Par ailleurs, chacun des trois sites exploitait un système différent de gestion administratif des patients.  En d’autres termes, lors de chaque admission, le numéro attribué par Dinant (ou Sainte-Elisabeth) devait être converti en numéro d’admission Godinne, une opération particulièrement consommatrice de temps. Fin 2016, les systèmes administratifs de Dinant et celui de Godinne ont été harmonisés. Cela a facilité les processus, » explique le Professeur Mullier.

La facturation a constitué un autre défi. « Notre ancien logiciel ne permettait pas une gestion optimisée de la facturation des analyses de biologie clinique. La révision nécessaire de la facturation a nécessité un travail de grande ampleur. Entre les sites il fallait se mettre d’accord sur chacun des tarifs facturés au patient. En ce qui concerne les analyses réalisées par des laboratoires externes aussi, nous avons également dû nous entendre sur les sous-traitants et les coûts. A l’issue de ces étapes, nous avons pu paramétrer GLIMS. »

Une gestion de projet performante

Si le CHU UCL Namur a réussi cette transition, c’est notamment grâce au support apporté par MIPS. « MIPS s’est montré très performant dans la gestion du projet. La méthodologie employée a été rigoureuse et efficace. Chaque étape a fait l’objet de la présentation d’un planning précis. Après le paramétrage, les formations ont rapidement débuté. Nous avons vraiment été très bien accompagnés par la société MIPS, ce qui nous a permis de tenir nos délais dans le respect des ressources. Nous avons en outre pu capitaliser sur la première expérience et ainsi devenir ensuite de plus en plus autonomes pour les projets qui se sont succédés, » souligne François Mullier.

Formation et implication : les clés du succès

La formation des collaborateurs est un élément clé du succès et de l’efficacité de la mise en place d’un projet. « Dans le processus, la formation des techniciens de laboratoire, ainsi que des secrétaires, à l’encodage des analyses a représenté une étape cruciale, » explique Marc Chatelain, en charge du projet sur le site Sainte-Elisabeth. 

« Etant le troisième site à évoluer vers GLIMS, nous avons pu bien sûr capitaliser sur l’expérience de Godinne et de Dinant. Bénéficiant d’une grande expérience sur le terrain, ce sont les techniciens ayant déjà formé le personnel sur ces deux sites qui ont assuré la formation des collaborateurs de Sainte-Elisabeth, » précise Marc Chatelain qui poursuit : « L’implication de tous les collaborateurs est un axe fort et un vecteur de succès de la transition vers GLIMS. L’ergonomie de la solution a permis une appropriation rapide par les utilisateurs et clairement, chacun s’est intéressé à ce projet, ce qui a grandement contribué à sa réussite.»

Des gains avérés d’efficacité 

« Les challenges à relever dans ce projet ont été liés principalement à la mise en œuvre de nos processus spécifiques, » souligne Marc Chatelain. « Si du côté de la solution GLIMS, toutes les connexions informatiques GLIMS établies pour les automates ont directement été opérationnelles, nous avons dû beaucoup travailler en interne sur la façon de paramétrer nos analyses, sur l’harmonisation de nos modes de fonctionnement… Au fur et à mesure, des solutions ont été trouvées et ces étapes ont été franchies avec succès. Je suis aujourd’hui particulièrement satisfait de la performance du système et des gains d’efficacité que nous avons pu réaliser. »

Des bénéfices pour les médecins prescripteurs

GLIMS a aussi permis au site Godinne d’implémenter la prescription informatisée connectée au dossier patient informatisé (DPI) ce qui optimise la prescription des analyses de biologie clinique, facilite la prise en charge des échantillons et évite au secrétariat du laboratoire d’encoder les analyses. 

« La transparence pour les médecins prescripteurs est primordiale », enchaîne Marc Chatelain. Soucieux de respecter cette transparence, Marc Chatelain a pris le temps nécessaire pour informer et communiquer sur le projet. « A l’hôpital de Sainte-Elisabeth j’ai présenté la nouvelle solution et dialogué avec les médecins du conseil médical et les médecins chefs de service. J’ai été attentif à leurs demandes et négocié avec eux pour arriver à un résultat qui convienne à toutes les parties, notamment au niveau des délais de diffusion des résultats pour les demandes urgentes. Préalablement à leur mise en œuvre et dans l’objectif d’accompagner le changement, je suis aussi passé dans toutes les unités de soins afin de montrer les nouveaux bons de demande et d’en expliquer le fonctionnement. »

Et aujourd’hui, une fois toutes les étapes franchies, Marc Chatelain se félicite de l’implémentation d’une solution apportant de nombreux avantages aux prescripteurs. « Globalement, tout s’est bien passé à Sainte-Elisabeth. Il y des services qui ne se sont même pas rendu compte du changement. Tout est centralisé : la communication des résultats se fait ainsi directement auprès du prescripteur, quel que soit le site sur lequel l’analyse a été réalisée. Et avec ce nouveau système, les médecins peuvent également retrouver l’ensemble des résultats des analyses antérieures, un facteur de sécurisation pour eux. »

Avis à ceux qui souhaitent se lancer… 

François Mullier conclut avec quelques conseils, issus de son expérience, pour optimiser la mise en place d’une solution GLIMS multi-site. « L’élément le plus crucial se situe à l’entrée de la chaîne, à savoir la base de données patients. Pour l’efficacité de tout le processus, assurer et soigner la formation des collaborateurs, techniciens de laboratoires et secrétaires en particulier, est primordial. Enfin, il est tout aussi important de bien prendre soin de communiquer avec les médecins généralistes et de contrôler la sortie de la chaîne, à savoir la facturation.

Notre choix de GLIMS a été guidé par son haut niveau de performance. Nous nous accordons tous sur ce point : GLIMS offre un éventail de possibilités inédit sur le marché des SIL. »

Bénéfices

  • Un système centralisé et des opérations harmonisées pour les trois sites, tous les départements de laboratoire et la banque de sang du CHU UCL Namur.
  • Traçage des échantillons : à tout moment, il est possible de localiser un échantillon, de connaître l’heure de son départ du lieu de prélèvement, de sa prise en charge et sur quel site, de savoir combien d’échantillons ont été envoyés et reçus, quand les résultats ont été transmis … 
  • Facturation personnalisable : le module de facturation peut être facilement paramétré en fonction des critères spécifiques par exemple du nombre de remboursements autorisé par an, des règles de cumul, etc. ; Il est ainsi possible de répondre rapidement et simplement aux exigences règlementaires qui évoluent régulièrement. 
  • Possibilité de créer différents profils utilisateurs, au-delà des profils « gestionnaire » et « utilisateur ».
  • Diminution considérable de l’utilisation du papier – plus aucun document n’est imprimé en microbiologie – ce qui réduit également les erreurs liées à l’interprétation humaine des informations rédigées à la main.
  • Simplification et accroissement de l’efficacité très significatifs : gain de temps sur le dispatching des analyses, l’encodage, la validation biologique, l’échange de résultats, l’accès aux antécédents du patient, …
  • Facilité d’extraction des données pour le calcul de statistiques (requêtes).

Notre choix de GLIMS a été guidé par son haut niveau de performance. Nous nous accordons tous sur ce point : GLIMS offre un éventail de possibilités inédit sur le marché des SIL.

Professor François Mullier, Chef du Laboratoire d’Hématologie-Hémostase