Krankenhaus AZ Alma, Belgien

AZ Alma unternimmt zukunftsweisende Schritte im Bereich Labormanagement

Sorgfältiges Projektmanagement sorgt für die reibungslose Durchführung eines komplexen, gross angelegten GLIMS-Implementierungsprojekts.

“Bei der Implementierung von GLIMS wurde nicht nur das Laborinformationssystem (LIS) ersetzt”, berichtet Christophe Vandenabeele, Laborleiter beim Krankenhaus AZ Alma. “Es war eine gute Gelegenheit, das komplette Labor, die Prozesse, die Ausstattung… eigentlich so gut wie alles, neu auszurichten.” Das Krankenhaus AZ Alma hat diese Chance genutzt: Die Prozesse wurden homogenisiert, ältere Geräte ersetzt und der Workflow angepasst.

Es musste sehr viel beachtet und organisiert werden und – angesichts der grossen finanziellen und organisatorischen Folgen – waren die Vorbereitung und Ausführung ausschlaggebend für den guten Ablauf dieses umfangreichen Projekts. Dank des enormen Einsatzes und der ausgezeichneten Zusammenarbeit der Teams des Krankenhauses AZ Alma und MIPS, der Erfahrung von MIPS im Bereich Projektmanagement und des Engagements aller Beteiligten wurde das Projekt nicht nur innerhalb der vorgegebenen Zeit, sondern auch im Rahmen der Budgetvorgaben abgeschlossen. “Dieses Ergebnis war aussergewöhnlich für ein derart umfangreiches und komplexes Projekt”, stellt Christophe Vandenabeele fest.

Das Krankenhaus AZ Alma ist ein regionales Krankenhaus mit zwei Niederlassungen: eine in Eeklo und eine in Sijsele. Das Krankenhaus hat 513 Betten. Ausser den 110 Ärzten und 1.250 Mitarbeitern arbeiten hier auch 125 ehrenamtliche Mitarbeiter. Das klinische Labor hat ein Aktivitätenzentrum auf jedem Campus. Beide Niederlassungen verfügen über ein vollwertiges klinisches Labor, jeder Campus hat aber seine eigene, auf die Bedürfnisse der Ärzte und Patienten abgestimmte Ausrichtung.

Der Bedarf an einem neuen LIS ergab sich aus Änderungen der IT-Strategie und -Bedürfnisse des Krankenhauses. “Wir haben kürzlich einen zweiten Serverraum eingerichtet, sodass das Krankenhaus AZ Alma über zwei identische Konfigurationen verfügt, was für die Implementierung einer elektronischen Patientenakte (EPA) erforderlich ist. Der neue Server für das LIS wurde gleichfalls auf dieser neuen Infrastruktur installiert, womit die Redundanz gegeben ist”, verdeutlicht Tom Decavele, Abteilungsleiter IKT beim Krankenhaus.

Auf der Basis einer wettbewerbsfähigen Ausschreibung entschied sich das Krankenhaus für GLIMS von MIPS, weil dieses System den Anforderungen des Lastenheftes am besten entsprach. Herr Vandenabeele erläutert: “GLIMS ist flexibel und plattformunabhängig, sodass es mit anderen Systemen und Geräten kommunizieren kann. So wird noch in diesem Jahr eine LAB-LAB-Verbindung mit den klinischen Laboren von Assebroek und Knokke hergestellt. In beiden Laboren wurde das GLIMS-Paket bereits vorher implementiert. MIPS erwies sich immer als zuverlässiger Partner, der über das erforderliche Know-how verfügt.”

Ausserdem spielte der Projektmanager von MIPS eine ausschlaggebende Rolle: „Er war sehr professionell und erfahren”, erinnert sich Herr Vandenabeele. “Er zeigte die erforderliche Flexibilität und war die richtige Person am richtigen Ort. Wir hatten immer das Gefühl, dass das Projekt unter Kontrolle war.”

“Die Labormitarbeiter von AZ Alma standen Vorschlägen und Ideen aufgeschlossen gegenüber. Wir haben ständig zusammengearbeitet, um gemeinsam die richtigen Lösungen zu finden”, sagt der Projektmanager von MIPS. “Auch die Tatsache, dass das Krankenhaus die gleiche PRINCE2-Methodologie angewendet hat wie wir, hat zum reibungslosen Ablauf des Projekts beigetragen.”

Der ‘War Room’: ein Raum einzig und allein für das Projekt

In einer Krankenhausumgebung ist es nicht leicht, Mitarbeiter für ein derart umfangreiches, ehrgeiziges Projekt freizumachen. Das Krankenhaus AZ Alma richtete eine Projektstruktur ein, die aus einem Führungsteam und einer Projektgruppe bestand. Die Projektgruppe wurde ihrerseits in verschiedene Arbeitsgruppen mit einer spezifischen Ausrichtung unterteilt: GLIMS allgemein, Blutbank, Mikrobiologie, IKT/Kommunikation sowie eine Arbeitsgruppe für den Austausch von Rechnungsstellungs- und Patientendaten mit dem KIS. Die Gruppen trafen sich jeden Monat oder jede Woche zu einer Sitzung.

“Die umfangreiche Erfahrung von MIPS mit derart gross angelegten Projekten war ein wichtiger Vorteil”, sagt Herr Decavele. “Für die Labormitarbeiter ist es nicht selbstverständlich, sich auf ein Projekt zu konzentrieren: Sie werden ständig durch Anrufe, Kollegen mit Fragen usw. gestört. Daher schlug MIPS die Einrichtung eines ‘War Rooms’ vor, eines separaten Raums nur für das Projekt, in dem sich die Projektmitarbeiter treffen und gemeinsam arbeiten konnten. Dieser Vorschlag trug erheblich zur erfolgreichen Kommunikation zwischen allen Beteiligten bei, einschliesslich der Mitarbeiter von MIPS.”

AZ Alma und MIPS sind sich einig, dass alle Beteiligten – sowohl die Mitarbeiter des Krankenhauses als auch von MIPS – eine ausschlaggebende Rolle gespielt haben, um das Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen. Christophe Vandenabeele verdeutlicht: “Wir haben der internen Kommunikation von Anfang an viel Zeit gewidmet. Das hat dafür gesorgt, dass die Labormitarbeiter den mit diesen Projekt verbundenen Änderungen aufgeschlossen gegenüberstanden und dass alle zur Optimierung und Verfeinerung des Systems beigetragen haben.”

Aber auch die Schulung war wichtig: Zuerst organisierte MIPS eine Schulung für die Systemadministratoren. “Diese Schulung wurde sehr gut vorbereitet und positiv von unserenMitarbeitern aufgenommen”, fährt Herr Vandenabeele fort. “Wir arbeiteten vor allem nach dem Train-the-Trainer-Prinzip. Schliesslich wurden alle Schulungen reichlich im Voraus eingeplant; die Teilnehmer waren vorbereitet und wurden so noch effizienter geschult.”

Volle Unterstützung bei der Inbetriebnahme

Dank des sorgfältigen und durchdachten Projektmanagements konnte das Projekt plangemäss fertiggestellt werden. Die Implementierung begann im Februar 2012, die Testphase im November 2012. Mitte Januar 2013 wurde das System (die Laborsoftware GLIMS mit den Modulen für die Blutbank und Mikrobiologie) in den Echtbetrieb überführt. Aber auch hinterher haben die Mitarbeiter von MIPS die Klinik noch unterstützt. “Am ersten Tag, an dem das System ‘live’ war, waren vier MIPS-Mitarbeiter in unserer Niederlassung in Eeklo und zwei in Sijsele anwesend. An den Tagen danach wurde diese Zahl allmählich reduziert. So konnten wir alle Probleme schnell in Angriff nehmen und lösen”, erklärt Christophe Vandenabeele. “Das Ergebnis dieses ausgezeichneten Projektmanagements war, dass die Ärzte im Krankenhaus kaum etwas von diesen grossen Änderungen gemerkt haben. Wir mussten unsere Arbeit nie unterbrechen.”

Vorteile geniessen

Das Krankenhaus AZ Alma stellte die Vorteile des neuen GLIMS sofort nach der Inbetriebnahme fest. “Qualität war für uns immer besonders wichtig, aber jetzt, wo wir die Prozesse auf ausgereifte Art erfasst haben, können wir unsere Qualität noch optimieren”, erläutert Herr Vandenabeele.

Auch die Anzahl der potentiellen Fehler im Labor ist gesunken. Dies ist eine Folge der weitgehenden Kommunikation zwischen den analytischen Geräten, sodass die Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Das Krankenhaus entschied sich für den ‘Materialempfang’, was die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Aufträge für Analysen werden jetzt in zwei Schritten eingegeben: Sobald die Daten im System verfügbar sind, automatisiert GLIMS die weiteren Schritte im Arbeitsfluss, wie die Planung der Tests und die darauffolgenden Prozesse. Barcode-Scanner werden viel mehr als früher verwendet.

“Eine der grössten Änderungen wurde in der Mikrobiologie-Abteilung vorgenommen”, fügt Herr Vandenabeele hinzu. “Diese Abteilung arbeitet jetzt praktisch papierlos; alle Systeme kommunizieren miteinander und die manuelle Dateneingabe wurde auf ein Minimum reduziert. In dieser Abteilung herrscht ein hoher Arbeitsdruck, der aber seit der Einführung von GLIMS spürbar geringer geworden ist: Die gleiche Anzahl von Mitarbeitern kann jetzt die hohe Arbeitsbelastung bewältigen. Das hatte ich nicht erwartet!”

Die Lösung: GLIMS mit spezifischen Modulen für Blutbank and Mikrobiologie

• Volle funktionelle Unterstützung für alle Laboruntersuchungen.
• Spezifische Ansichten für Blutbank und Mikrobiologie.
• Zentrale Verwaltung aller Geräte.
• Flexible Konfiguration und Architektur.
• Eine einzige Datenbank, die den Betrieb verschiedener Standorte in allen Fachbereichen unterstützt.
• Flexible und zugängliche Integrationsmöglichkeiten nach internationalen Standards.
• Komplette Rückverfolgbarkeit und Überprüfbarkeit im Hinblick auf die Qualitätskontrolle und Akkreditierung.

Die Vorteile des MIPS-Projektmanagements

• Umfangreiche Erfahrung mit der PRINCE2-Methodologie für Projektmanagement.
• Umfangreiche Fach- und Bereichskenntnisse.
• Gründliche Vorbereitung und adäquate Betreuung in allen Projektphasen.
• Gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams von MIPS und dem Labor.
• Ständig garantierter Labor-Service.
• Fertigstellung eines komplexen Projekts innerhalb des Zeitplans und der Budgetvorgaben.