Zorg en veiligheid staan centraal: specialist in psychiatrische zorg verbindt zorglocaties en laboratoria, om de patiënten beter te helpen

“Het uitwisselen van laboratoriumuitslagen en het aanvragen van testen tussen verschillende locaties en externe laboratoria loopt niet altijd van een leien dakje,” zegt Annette Osinga, Projectmanager voor ICT-projecten bij de Parnassia Group in Nederland. “Als je gebruik maakt van papier, fax of post, kan het weleens foutlopen. Patiëntgegevens moeten zowel beveiligd zijn als foutloos. Tezelfdertijd, moeten de resultaten snel beschikbaar zijn.

We wisten dat een elektronisch systeem voor resultaatcommunicatie en orderinvoer paal en perk zou kunnen stellen aan de risico’s, maar we hadden een oplossing nodig die kon koppelen met zeven externe laboratoria én onze eigen locaties. MIPS gaf ons met CyberLab het antwoord en kon ons ook de ondersteuning bieden die we nodig hadden om onze doelen te bereiken.”

De Parnassia Groep van psychiatrische zorgcentra neemt ieders unieke achtergrond en unieke behoeften als uitgangspunt, en wil geen enkele patiënt aan zijn lot overlaten. De 8000 medewerkers bieden een breed gamma aan zorgdiensten – intramuraal en extramuraal – voor alle psychiatrische problemen en verslavingen.

Alles samen heeft de groep 560 zorgbedrijven verspreid over Nederland, met een concentratie in drie zorgregio’s: Noord-Holland, Haaglanden en Rijnmond. Deze locaties delen een aantal diensten, zoals het beheer van de zorgbedrijf overschrijdende ICT-projecten. Een voorbeeld van een dergelijk project is het e-Lab project, dat ervoor helpt zorgen dat de Groep voldoet aan de nieuwe Nederlandse wet- en regelgeving rond zorgkwaliteit en patiëntveiligheid.

Met zoveel labs, locaties, medewerkers en patiënten is het uiterst belangrijk om de toegang tot de resultaten efficiënt in te richten. “Als je labuitslagen uitwisselt per fax of per post, kan je moeilijk de privacy van de informatie garanderen en ervoor zorgen dat de uitslagen snel bij de behandelaar terechtkomen. Papier kan zoekraken of op een verkeerde plek worden achtergelaten, en de behandelaren moeten constant in het oog houden of er iets binnenkomt,” vertelt mevrouw Osinga.

In de Parnassia Groep creëerden de uitslagen op papier ook een workflow die tijdrovend was voor alle betrokkenen. Annette Osinga: “Eerst ontvingen we de uitslagen per fax of post. De secretariaatsmedewerkers moesten die dan bezorgen aan de juiste behandelaar. Ten slotte moest een assistent de documenten inscannen en ze koppelen aan het elektronisch patiëntendossier (EPD).”

De Parnassia Groep wilde dan ook een systeem dat zou toelaten om de uitslagen van de externe laboratoria elektronisch te ontvangen, maar de labs hadden verschillende laboratoriuminformatiesystemen (LIS), wat integratie complex maakte.

“Een aantal mensen binnen de Groep werkte al met CyberLab en zij waren heel tevreden over de oplossing. Daarom vroegen we MIPS om hun systeem te presenteren,” herinnert Annette Osinga zich. “Toen ze ons alle functionaliteiten hadden getoond, wisten we dat we de oplossing gevonden hadden voor onze behoeften.”

Aan de uitrol van CyberLab gingen een zorgvuldige planning en voorbereiding vooraf, zowel voor MIPS als het Parnassiateam. “We waren in zekere zin een voorloper om een e-Lab oplossing te implementeren. De externe labs waren nog niet klaar om aan te sluiten en moesten eerst hun eigen LIS aanpassen. Daardoor duurde het ongeveer twee jaar om de eerste twee labs te koppelen, maar nu verloopt dit vlot en kunnen nieuwe labs veel sneller aangesloten worden: een derde lab is inmiddels gestart, en de andere zullen snel volgen,” zegt Annette Osinga.

“MIPS bleek te voldoen aan alle requirements die de Parnassia Groep had vooropgesteld,” vervolgt ze. De CyberLab userinterface is gebruiksvriendelijk en de behandelaren krijgen een melding wanneer er nieuwe resultaten binnenkomen. Ze kunnen ook op één scherm een overzicht bekijken van de resultaten voor een patiënt over een periode en dit voor verschillende labs, en ze kunnen ook vlot nagaan hoe de resultaten evolueren over de tijd.

Voor het beheer is CyberLab uiterst flexibel en het is mogelijk om extra functionaliteiten in te bouwen wanneer dat nodig is. Zo voorzagen we de mogelijkheid om een afwijkend adres toe te voegen wanneer een labmedewerker naar een ander adres moet gaan dan het thuisadres van de patiënt om een bloedmonster te nemen.

Ook de connectiviteit van CyberLab heeft een grote impact: “Niet alleen koppelt het systeem gemakkelijk met de verschillende LIS-systemen in de externe laboratoria, maar het is ook aangesloten op ons eigen ADT (admission, discharge, transfer)-systeem, zodat CyberLab de administratieve patiëntgegevens kan inlezen. Daarnaast hebben we CyberLab ook gekoppeld met ons EPD,” vertelt Annette Osinga.

Dit heeft geleid tot een grotere veiligheid voor de patiënt en zijn gegevens, én een flinke kostenbesparing en tijdswinst opgeleverd: “Een interne auditor heeft de informatiebeveiliging en vorderingen op het gebied van patiëntveiligheid onder de loep genomen en daaruit kwam naar voor dat we het beveiligingsbeleid goed hebben ingericht,” vervolgt ze. “De nieuwe werkwijze levert ons ook een behoorlijke tijdswinst: we ontvangen momenteel ongeveer 160,000 labuitslagen per jaar en het duurt ongeveer 3 minuten om een uitslag in te scannen. Wanneer het e-Lab project uitgerold zal zijn naar al onze labs, zullen we 480.000 minuten kunnen besparen, wat neerkomt op niet minder dan 8.000 uren per jaar! Onze medewerkers kunnen die tijd dan gebruiken om zich toe te leggen op de kerntaken van de patiëntenzorg.”

Big data heeft groot potentieel

CyberLab is recent ook aangesloten op het datawarehouse van de Parnassia Groep. “Dit betekent dat we niet alleen toegang hebben tot alle uitslagen, maar dat we de data van CyberLab kunnen combineren met het enorme datareservoir dat de groep heeft aangelegd over de jaren. Dit levert ons bijzonder interessante inzichten. Door de labuitslagen te combineren met gegevens zoals diagnosen uit het EPD, hebben we onlangs onderzocht hoe een wijziging in medicatie een impact heeft op de labuitslagen.”

De Groep ziet een groot potentieel in zijn big data en zal nauw samenwerken met de behandelaren om de mogelijkheden verder te verkennen.

Foutloze elektronische ordercommunicatie

Nu het geïntegreerde systeem om uitslagen uit te wisselen snel vorderingen maakt, is Parnassia ook gestart met het digitaliseren van de orderinvoer met CyberLab. “Als je aanvraagformulieren op papier gebruikt, is de kans op fouten vrij groot,” stelt Annette Osinga. “Het formulier dat de patiënt meeneemt naar het lab heeft wel de nodige barcodes, maar die kunnen beschadigd raken, of iemand kan er een sticker overheen plakken… De patiëntgegevens worden dan manueel ingevoerd, wat kan leiden tot fouten. We wisten dat we het risico konden terugdringen met elektronische orders, die zowel de order- als de patiëntgegevens automatisch doorsturen naar het LIS-systeem van het lab.”

Maar Parnassia gebruikt specifieke aanvraagformulieren die zo geconfigureerd zijn dat ze een selectie van veel gevraagde labtesten bevatten en die afwijken van de standaardformulieren die de labs zelf gebruiken. Bijgevolg moesten de LIS-systemen van de labs opnieuw aangepast worden om te kunnen werken met de aanvragen van Parnassia. Toen dat geregeld was, is de CyberLab module voor ordercommunicatie in een pilootproject uitgetest en dat is heel vlot verlopen. De module wordt nu uitgerold naar de volledige Rijnmondregio.

“Onze behandelaren zijn uiterst tevreden: het is heel eenvoudig om een order aan te maken met CyberLab; het systeem loodst hen doorheen het proces. Tezelfdertijd is de module heel flexibel: de behandelaren kunnen bv. om het even welke relevante informatie toevoegen. Ze zeggen weleens dat ze het systeem beschouwen als een cadeautje,” lacht Annette Osinga.

Maar het zijn niet alleen de behandelaren die genieten van de voordelen: de digitale ordermodule vereenvoudigt ook het factureringsproces voor de zorgbedrijven: “Met zoveel verschillende labs is het een hele klus om de factureringsgegevens te controleren. Nu kunnen we snel nagaan of een factuur overeenstemt met een bepaalde aanvraag. Zo kunnen we fouten vermijden en tijd besparen.”

Ten slotte heeft CyberLab ook voor de labs belangrijke voordelen. Annette Osinga: “Elke digitale aanvraag levert het lab een tijdswinst van ongeveer 5 minuten. Als je ervan uitgaat dat we pakweg 120.000 labtesten aanvragen per jaar, reken dan maar hoeveel tijd ze kunnen besparen!”

Annette Osinga besluit: “In de loop van het project heeft MIPS zich eerder opgesteld als partner dan als leverancier. Het uitstekende projectmanagement en de fijne samenwerking met onze teams zorgden voor een vlotte implementatie. We besparen nu tijd en geld, maar belangrijker nog is dat CyberLab ons helpt om onze patiënten een betere veiligheid en zorg te bieden.”

CyberLab:

• De module voor resultaatcommunicatie geeft inzage in de labuitslagen via een intuïtieve en krachtige gebruikersinterface.
• De module voor orderinvoer maakt het aanvragen van labtesten eenvoudig, transparant en veilig: met slechts één muisklik is de aanvraag al in het laboratorium, terwijl de gebruiker de voortgang kan opvolgen.

Voordelen:

• CyberLab is vlot te koppelen, niet alleen met het eigen GLIMS LIS van MIPS, maar ook met LIS-systemen van andere leveranciers.
• CyberLab kan gegevens uitwisselen met het ADT-systeem en het EPD van de Groep. Zo is er minder administratief werk en kunnen fouten vermeden worden. En de behandelaren hebben toegang tot meer informatie over hun patiënten.
• Door CyberLab aan te sluiten op het datawarehouse van de Groep, kunnen de labuitslagen gecombineerd worden met de big data van de volledige Groep, en o.a. gebruikt worden voor onderzoek.
• CyberLab is gebruiksvriendelijk voor de behandelaren en medewerkers, en sluit vlot aan bij hun manier van werken. 
• De artsen krijgen een melding als er uitslagen binnenkomen; ze hoeven dit dus niet voortdurend zelf te controleren. 
• Omdat het niet langer nodig is om uitslagen te verdelen en te scannen kunnen de medewerkers en assistenten meer tijd besteden aan andere kerntaken.  
• Patiëntgegevens zijn beter beveiligd. 
• De facturering van de labverrichtingen is duidelijk en traceerbaar.
• Bijkomende functionaliteiten kunnen naar behoefte toegevoegd worden.
• Kort leerproces: MIPS gaf voor zowel de resultaatcommunicatie als de orderinvoer een korte opleiding aan het e-Lab projectteam en de systeembeheerder. Zij trainen op hun beurt de ‘e-Lab coaches’.
• De externe laboratoria besparen flink wat tijd bij het verwerken van de orders.