Ga naar hoofdtekst
1 January 2021 Klantenverhalen
This article is available in: Nederlands

AZ Alma, Eeklo, GLIMS

Zorgvuldig projectmanagement maakt dat complexe implementatie van GLIMS een vlekkeloos parcours aflegt

UITDAGING

Een nieuw LIS dat aansluiting moest vinden bij de gewijzigde IT-strategie van het ziekenhuis.

RESULTAAT

Dankzij de enorme inzet en uitstekende samenwerking van de teams van AZ Alma en MIPS,  de ervaring van MIPS op het vlak van projectmanagement, en de toewijding van alle betrokkenen, werd het project afgerond niet alleen binnen de vooropgestelde timing, maar ook binnen het voorziene budget.

KLANTENPROFIEL

Regionaal ziekenhuis

500 bedden

127 artsen, 1243 medewerkers

Eeklo, België

“De implementatie van GLIMS ging veel verder dan enkel de vervanging van het laboratoriuminformatiesysteem (LIS),” vertelt Christophe Vandenabeele, laboratoriumdirecteur in AZ Alma. “Het was een goede gelegenheid om ons hele laboratorium te herdenken, de processen, de uitrusting…  Eigenlijk zo goed als alles.” En AZ Alma heeft deze kans ten volle benut: processen werden gehomogeniseerd, oudere toestellen vervangen en de werkstromen aangepast.

Er kwam heel wat bij kijken en – gezien de belangrijke financiële en organisatorische implicaties – waren de voorbereiding en uitvoering kritiek voor de goede afloop van dit omvangrijke project. Dankzij de enorme inzet en uitstekende samenwerking van de teams van AZ Alma en MIPS,  de ervaring van MIPS op het vlak van projectmanagement, en de toewijding van alle betrokkenen, werd het project afgerond niet alleen binnen de vooropgestelde timing, maar ook binnen het voorziene budget. “Dit resultaat was uitzonderlijk voor een project van een dergelijke omvang en complexiteit,” stelt Christophe Vandenabeele.

In balans met de hedendaagse IT-strategie van het ziekenhuis

AZ Alma is een regionaal ziekenhuis met twee sites, in Eeklo en Sijsele. Het ziekenhuis heeft 513 bedden en er werken 110 artsen, 1250 medewerkers en 125 vrijwilligers. Het klinisch laboratorium heeft een activiteitencentrum op elke campus. Beide campi beschikken over een volwaardig klinisch laboratorium maar elke campus heeft zijn eigen focus, die beantwoordt aan de noden van de clinici en de patiëntenpopulaties.

De behoefte aan een nieuw LIS kwam voort uit wijzigingen in de IT-strategie en -behoeften van het ziekenhuis. “We hebben onlangs een tweede serverzaal uitgebouwd zodat AZ Alma over twee identieke configuraties beschikt, wat voor de implementatie van een elektronisch patiëntendossier (EPD) noodzakelijk is. De nieuwe server voor het LIS werd eveneens opgezet op deze nieuwe infrastructuur waardoor we meteen ook redundantie kunnen voorzien.” verduidelijkt Tom Decavele, diensthoofd ICT van AZ Alma. 

Op basis van een competitieve tender koos het ziekenhuis voor GLIMS van MIPS omdat dit systeem het best aansloot bij de vereisten geformuleerd in het lastenboek. Dhr. Vandenabeele zegt: “GLIMS is flexibel en platformonafhankelijk, zodat het kan communiceren met andere systemen en toestellen. Zo zal nog dit jaar een LAB-LAB koppeling gerealiseerd worden met de klinische laboratoria van Assebroek en Knokke. In beide laboratoria werd het GLIMS-pakket reeds eerder geïmplementeerd. MIPS bleek telkens een betrouwbare partner met de nodige expertise.”

Het belang van de projectmanager van MIPS was ook niet te onderschatten. “Hij was enorm professioneel en transparant,” herinnert dhr. Vandenabeele zich. “Hij legde de nodige flexibiliteit aan de dag en was de juiste persoon op de juiste plaats. We hadden steeds het gevoel dat het project onder controle was.”

“De laboratoriummedewerkers van AZ Alma stonden helemaal open voor suggesties en ideeën; we hebben continu samengewerkt om samen oplossingen uit te dokteren,” zegt de projectmanager van MIPS. “Ook het feit dat AZ Alma dezelfde PRINCE2 methodologie heeft toegepast als wij, heeft bijgedragen tot een vlot verloop van het project.”

‘War Room’

In een operationele ziekenhuisomgeving is het niet eenvoudig om mensen vrij te maken voor zo’n ambitieus  project. AZ Alma riep een projectstructuur in het leven die bestond uit een stuurgroep en een projectgroep. Deze projectgroep werd verder onderverdeeld in verschillende werkgroepen met elk een specifieke focus: GLIMS algemeen, Bloedbank, Microbiologie, ICT/Communicatie en een laatste voor de uitwisseling van facturatie- en patiëntgegevens met het ZIS. De groepen vergaderden maandelijks of wekelijks.

“De ruime ervaring van MIPS met dergelijke grootschalige projecten was een belangrijk voordeel,” zegt dhr. Decavele. “Voor de laboratoriummedewerkers  is het niet evident om zich te focussen op een project: ze worden continu gestoord door telefonische oproepen, collega’s met vragen etc. MIPS heeft gesuggereerd om een ‘War Room’ in te richten, een afzonderlijke ruimte voorbehouden voor het project, waar de projectmedewerkers elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Deze suggestie maakte een wereld van verschil voor de communicatie tussen alle betrokkenen, inclusief de medewerkers van MIPS.”

Mensen zijn sleutel tot succes

AZ Alma en MIPS zijn het eens over de cruciale rol die de mensen – zowel van AZ Alma als van MIPS – gespeeld hebben bij het welslagen van dit project. Christophe Vandenabeele verduidelijkt: “We hebben van bij het begin heel wat tijd besteed aan de interne communicatie. Dit heeft ervoor gezorgd dat de laboratoriummedewerkers heel open stonden voor de wijzigingen die dit project teweeg zou brengen en dat iedereen heeft meegeholpen om het systeem te optimaliseren en te verfijnen.”

Opleiding was minstens even belangrijk. Eerst organiseerde MIPS een opleiding voor de systeembeheerders. “Deze opleiding was erg goed voorbereid en werd positief onthaald door onze mensen,” vervolgt dhr. Vandenabeele. “Verder werkten we vooral volgens het ‘train de trainer’-principe. Ten slotte zorgden we er ook voor dat elke opleidingssessie ruim op voorhand was ingepland; de deelnemers waren voorbereid, zodat de opleiding nog effectiever was.”

Volle ondersteuning bij het ‘live gaan’

Dankzij het zorgvuldige en weldoordachte projectmanagement verliep het traject volgens planning. De implementatie nam een aanvang in februari 2012, het testen begon in november 2012, en het systeem (namelijk de laboratoriumsoftware GLIMS samen met de modules voor de bloedbank en microbiologie) ging live midden januari 2013. De ondersteuning door MIPS stopte echter niet op dat moment.

“De eerste dag dat het systeem ‘live’ was, hadden we vier MIPS-mensen op onze site in Eeklo en twee in Sijsele. De volgende dagen werd de MIPS-delegatie geleidelijk aan kleiner. Deze aanwezigheid liet ons toe om alle problemen die zich voordeden snel aan te pakken en op te lossen,” verklaart Christophe Vandenabeele. “Het resultaat van dit zorgvuldig projectmanagement was dat de artsen in het ziekenhuis amper gemerkt hebben dat er zo’n grote veranderingen aan de gang waren. We hebben onze dienstverlening nooit moeten onderbreken.”

Genieten van de voordelen 

Van zodra het nieuwe GLIMS operationeel was, ondervond  AZ Alma de voordelen. “We hebben kwaliteit altijd hoog in het vaandel gedragen, maar nu we de processen op een geavanceerde manier in kaart hebben gebracht, kunnen we verdere stappen zetten op het vlak van kwaliteit,” legt dhr. Vandenabeele uit.

Het laboratorium heeft ook een daling gezien van het aantal potentiële fouten. Dit is een gevolg van vergaande communicatie tussen analytische toestellen, zodat de data slechts eenmaal ingegeven hoeven te worden.

AZ Alma heeft geopteerd voor ‘materiaalreceptie’, wat een wezenlijk verschil uitmaakt naar tracering. Aanvragen voor analysen worden nu in twee stappen ingevoerd. Eens de gegevens in het systeem beschikbaar zijn, automatiseert GLIMS de verdere stappen in de workflow, zoals de planning van de testen en daaropvolgende processen. Barcodescanners worden veel frequenter ingezet dan voorheen.

Een van de grootste revoluties vond plaats in de afdeling microbiologie, voegt dhr. Vandenabeele toe. “Deze afdeling werkt nu vrijwel papierloos; alle systemen communiceren met elkaar en de manuele data-invoer is gereduceerd tot het minimum. De medewerkers op microbiologie hebben te maken met een hoge werkdruk, maar sinds we GLIMS hebben, is die werkdruk merkbaar lichter geworden: hetzelfde aantal mensen kan de hoge werklast nu aan. Dat had ik niet verwacht!”

Oplossing

GLIMS LIS met modules voor bloedbank en microbiologie:

  • Volledige functionele ondersteuning voor alle types laboratoriumonderzoeken.
  • Specifieke schermlay-out voor bloedbank en microbiologie.
  • Centraal beheer van alle toestellen.
  • Flexibiliteit van configuratie en architectuur.
  • Eén enkele database die de operationele werking ondersteunt van verschillende sites in alle disciplines.
  • Flexibele en toegankelijke integratiemogelijkheden in lijn met de internationale standaarden.
  • Volledige traceerbaarheid en auditeerbaarheid met het oog op kwaliteitscontrole en accreditatie. 

Voordelen van MIPS projectmanagement:

  • Uitgebreide ervaring met de PRINCE2 methodologie voor projectmanagement.
  • Brede expertise en kennis van het domein.
  • Grondige voorbereiding en degelijke begeleiding doorheen het hele traject.
  • Goede communicatie en samenwerking tussen de teams van MIPS en het laboratorium.
  • Dienstverlening door het laboratorium continu gegarandeerd.
  • Complex project afgerond binnen vooropgestelde timing en budget.

Het resultaat van dit zorgvuldig projectmanagement was dat de artsen in het ziekenhuis amper gemerkt hebben dat er zo’n grote veranderingen aan de gang waren. We hebben onze dienstverlening nooit moeten onderbreken.

Christophe Vandenabeele, laboratoriumdirecteur