Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC), GLIMS

Een nieuw gebouw, een nieuw geautomatiseerd laboratorium, én een nieuw GLIMS

Vandaag is er in het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) één grote afdeling klinische chemie en laboratoriumgeneeskunde (KCL). Voorheen bestond dit laboratorium uit aparte afdelingen: klinische chemie, hematologie en bloedtransfusie, elk met hun eigen GLIMS-inrichting. “Maar je moet mee met je tijd. En dat betekende dat er één groot, gerobotiseerd laboratorium moest komen waardoor we meer slagkracht zouden hebben en efficiënter diagnostiek zouden kunnen leveren.” Aan het woord is Judith Gillis, laboratoriumspecialist klinische chemie in het LUMC en een van de projectleiders.

Ook andere klinische laboratoria van het LUMC, zoals Medische Microbiologie, Klinische Farmacie en Toxicologie, Speciële Hematologie en Immunohematologie gebruikten al gedurende lange tijd GLIMS. Elk laboratorium had dit systeem op zijn eigen manier geconfigureerd. Collega’s van deze afdelingen realiseerden zich ook dat de laboratoriumspecifieke inrichting van GLIMS toekomstige ontwikkelingen in de weg zit. Daarom besloten ook zij over te schakelen naar een nieuw, laboratorium overstijgende inrichting van GLIMS.

Om dit te kunnen realiseren werden door de afdeling KCL drie projecten in de steigers gezet: een eerste om de bestaande afdelingen te integreren en de diagnostische (logistieke) processen opnieuw in te richten, een tweede om een nieuw fysiek centraal laboratorium te bouwen en te voorzien van geheel nieuwe apparatuur binnen een gerobotiseerde omgeving, en een derde om het laboratoriuminformatiesysteem (LIS) GLIMS, laboratorium overstijgend, vanaf de basis opnieuw in te richten.

In 2015 is het GLIMS-project van start gegaan. “Het was een dieseltrein, maar toen die op gang kwam, was die niet meer te stoppen,” vertelt Judith Gillis. “In november 2017 zijn we live gegaan met het nieuwe laboratorium. En nu durf ik te zeggen dat we van één van de oudste laboratoria in Nederland – niet alleen qua apparatuur maar ook qua organisatie en IT –, in één keer zijn omgeturnd naar één van de modernste laboratoria van Nederland.”

Dit alles is vervolgens vertaald in één gestroomlijnd functioneel ontwerp en daar heeft het LUMC zijn Europese aanbesteding op gevoerd. Gezien de complexiteit van het ontwerp was het sowieso niet mogelijk voor één leverancier om alles te bieden. Met deze aanbesteding heeft het academisch centrum bewerkstelligd dat de leveranciers gingen samenwerken en met het ziekenhuis in dialoog zouden gaan. Dit was een unieke aanpak.

Procesvereenvoudiging

“Het liefst wil je alle buizen die binnenkomen direct op de track kunnen zetten zonder manuele interventies. Dat is niet altijd mogelijk, maar we zijn per actie waar veel tijd in zat, gaan bekijken hoe we dat verantwoord konden vereenvoudigen,” vervolgt dr. Gillis.” Een goed voorbeeld hiervan zijn monsters op ijs, waarvan er op het oude laboratorium meer dan 100 binnenkwamen per dag. Voor de meeste monsters komt er nu geen ijs meer aan te pas, zodat ze meekunnen met het reguliere buizentransport en niet meer manueel verwerkt hoeven te worden.

Er viel ook winst te boeken bij de aanvraagformulieren, waarvan er vroeger wel 23 in omloop waren. In overleg met de artsen is dit teruggebracht tot slechts drie formulieren, één voor bloed, één voor urine en één voor overige materialen. Voor de artsen is het nu veel eenvoudiger, overzichtelijker en intuïtiever om testen aan te vragen.

Andere belangrijke voorbeelden van procesvereenvoudiging zijn de centralisatie van de poliklinische bloedafname en de inrichting van een centrale monsterontvangst voor alle laboratoria.

LUMC heeft het nieuwe diagnostische proces volledig in GLIMS ingericht en hierbij de PRINCE2-methodologie toegepast – met programma-eigenaren, projectleiders, stuurgroepen, klankbordgroepen, werkgroepen, enz. En om te bepalen hoe de track met GLIMS zou communiceren, zijn er ook duidelijke afspraken gemaakt met MIPS en Sysmex, de leverancier van de track.

GLIMS diende in alle communicatie met het besturingssysteem van de track (Routing Engine) en de analyzers de master zijn. GLIMS bepaalt dus wat er gebeurt en er is geen directe communicatie tussen Routing Engine en de analyzers. “We gebruiken middleware enkel als deze waarde toevoegt voor de patiënt of functionaliteit biedt die GLIMS niet heeft,” zegt dr. Gillis.

Track & trace

“En waarom willen we nou alles aansturen vanuit GLIMS? Dat heeft meerdere redenen. We vinden het handig dat je één interface gebruikt, onafhankelijk van de analyzers en de apparaten waarmee je werkt. Het gaat zoveel efficiënter om iemand in te werken,” vertelt Judith Gillis.

“Plus, omdat we alles in GLIMS laten vastleggen, kunnen we onze monsters over alle units en over alle klinische laboratoria die GLIMS gebruiken heen perfect volgen. Je weet op welke module een monster op de track is geweest, bij welke analyzer, op welk tijdstip, en je begrijpt waar het eventueel is misgegaan. Ook de logistieke afhandeling tussen overige klinische laboratoria is hierdoor sterk verbeterd. Deze nieuwe track & trace is bijzonder krachtig.”

Big bang

“Het is best een risico als je én een nieuw lab, waarin verschillende labs samengevoegd zijn, én een nieuw GLIMS op één dag live laat gaan. Het laboratorium moet namelijk de diagnostiek van de meeste testen binnen het uur blijven leveren. En dat is aardig gelukt,” vertelt Judith Gillis.

Vooraf had het laboratorium diverse stresstesten uitgevoerd, waarbij de logistiek en verwerking van materialen in GLIMS van zo’n 500-1000 monsters per keer is getest. Echter, in vergelijking met een dagelijkse productie is zo’n stresstest toch nog relatief klein. Bij de livegang op 3 november 2017 heeft het laboratorium alles op alles gezet en zat er 15 man extra in huis van de leveranciers, onder wie 4 van MIPS.

“Het ordermanagement liep aanvankelijk niet goed: aanvragers konden wel orders plaatsen in het HIS, maar konden de monsteretiketten niet printen. Toen dat echter verholpen was, heeft bijna iedereen met de duimen zitten draaien,” vervolgt dr. Gillis. “Het verder optimaliseren van het diagnostische proces heeft nog wat tijd gekost, maar we hebben de track steeds volledig kunnen gebruiken, zonder noemenswaardige grote verstoringen.”

Toegevoegde waarde voor de patiënt

In zo’n groot project valt de personeelskant niet te onderschatten. LUMC heeft fors ingezet op het begeleiden van het veranderproces en scholing van de laboratoriummedewerkers. Daarnaast hebben stafleden hun eigen units en medewerkers specifiek begeleid. En elke medewerker op het kernlaboratorium is de voorbije jaren in drie fasen getraind op het diagnostische proces. Een theoretische crosstraining, inwerken op de verschillende analyzers en inwerken op het nieuwe diagnostische proces. De medewerkers van de traditionele klinische chemie en hematologie kunnen nu elkaars werk overnemen. 

“Wij willen vooral waarde toevoegen voor de patiënt. Dat doen we niet op de monsterontvangst, maar op het niveau van testinterpretatie. En daar zijn nu meer mensen aan de slag. Verder hebben onze mensen ook nieuwe taken gekregen. Zo trainen ze nu verpleegkundigen op klinische afdelingen voor point-of-care testing, waar decentraal testen geïndiceerd is,” zegt dr. Gillis.

Bijna alle monsters die afgenomen worden op de poliklinische bloedafname – ongeveer 40% van de monsters die het laboratorium op een dag ontvangt – worden volledig automatisch verwerkt.

De orders op de poliklinische bloedafname worden geactiveerd in GLIMS en de etiketten met de patiëntidentificatie worden geprint. De monsters die geprikt zijn, worden vervolgens zonder dat ze ingepakt hoeven te worden, via de Tempus buispost naar het laboratorium verstuurd en worden automatisch op de track geplaatst volgens het first-in-first out principe. 

Zodra een order in GLIMS geactiveerd wordt, wordt de order naar de Routing Engine van de track gestuurd. De track weet dan: bij dit monsternummer hoort dit materiaal en deze testen. Om te controleren of alles matcht met wat GLIMS gestuurd heeft, wordt er van de buis en de dop een kleurfoto gemaakt. In parallel stippelt de track uit welke route het monster zal afleggen – rekening houdend met de beschikbaarheid van de modules, analyzers en karretjes op de track.

Serummonsters worden in een buffer geplaatst zodat het materiaal gestold is voor het afgedraaid wordt. Vervolgens worden de serumbuisjes ontdopt op de track en gaan ze naar de analyzers toe. Als het materiaal bestemd is voor andere units of andere laboratoria wordt het zonodig eerst verdeeld en gaan ze vervolgens naar een specifieke output area.

Wanneer de analyse klaar is, worden de monsters automatisch in het archief geplaatst dat aan de track gekoppeld is. Er komen geen analistenhanden meer aan te pas. 

Doorlooptijden

Heel wat manuele taken behoren tot het verleden. Voorheen dienden de laboratoriummedewerkers de monsters bijvoorbeeld manueel op volgorde van monsternummer te plaatsen en handmatig te doppen. Dat hoeft nu niet meer, en dat betekent tijdswinst.

“We hebben met GLIMS onze doorlooptijden in kaart gebracht, zowel voor het transport als voor de analyse. Met de Tempus buispost zijn de transporttijden nu ontzettend kort, zo’n 20 seconden per monster. Voorheen liep er ieder kwartier een bode op en neer met de materialen. De tijdswinst is zo al snel 15-20 minuten per monster. Omdat alles geautomatiseerd verloopt, kun je de doorlooptijd nu ook garanderen,” zegt dr. Gillis.

Ook de analysetijden zijn kort. “Voor een hemoglobinebepaling zien we bijvoorbeeld dat 50% van de uitslagen binnen de 8 minuten na ontvangst van het materiaal op het lab bekend is, 95% van de resultaten binnen de 25 minuten,” stelt dr. Gillis.

Eenduidige werkwijze 

Door de diagnostische procesinrichting zo goed voor te bereiden en de inrichting van GLIMS daarop af te stemmen, bewerkstellig je een eenduidige werkwijze: je standaardiseert het diagnostische proces waardoor het proces veel meer dan vroeger in controle is.

Dr. Gillis: “We werken nu niet alleen efficiënter, maar we maken ook minder fouten, en minder monsters raken zoek. De doorlooptijden zijn verbeterd, en vooral ook voorspelbaar. Bovendien kan de kwaliteit strikter bewaakt worden, en als er iets fout gaat, zien we dit sneller. En terwijl de medewerkers vroeger zochten naar buisjes en papiertjes, gaat het er nu veel rustiger aan toe op het lab.”

Ook voor de patiënt zijn er voordelen: niet alleen zijn de uitslagen sneller beschikbaar, maar er wordt bovendien minder bloed afgenomen, zo’n kleine 10 milliliter per bloedafname. Op jaarbasis betekent dit 6.000 liter minder bloed! 

Lessen van een succesvol project

“Ik benadruk het belang dat je GLIMS zo dient in te richten dat GLIMS het diagnostische proces en laboratoriumwerk ondersteunt, en dat hebben we zoveel mogelijk gerealiseerd. We hebben ons daarbij ook laten informeren en adviseren vanuit MIPS.

Verder hebben we er bewust voor gekozen om heel veel medewerkers te betrekken bij de inrichting, en deanalisten (die het proces kennen) en de applicatiebeheerders (die GLIMS kennen) samen verantwoordelijk te maken. Het is niet altijd eenvoudig om elkaars taal te spreken. Maar ik zou eenieder die zo’n traject start aanraden om hier voldoende tijd in te stoppen en respect te hebben voor elkaars kennis en input, die je met z’n allen nodig hebt. Vandaag plukken we hier de vruchten van. In het lab, dat miljoenen testen verricht per jaar, streven we naar procesvereenvoudiging en procesverbetering. Onze wens is ooit een operationeel excellent lab te hebben met een 5 of 6 sigma kwaliteit,” besluit dr. Judith Gillis.

• Biedt een rijke functionaliteit voor alle types laboratoriumonderzoeken.
• Integreert rechtstreeks met het tracksysteem. Middleware wordt alleen gebruikt indien het waarde toevoegt voor de patiënt of de functionaliteit niet beschikbaar is binnen GLIMS.
• Ondersteunt het volledige diagnostische proces, van aanvraag tot rapportage, met inbegrip van een volledige track & trace van monsters.
• Werkt intuïtief, en je kunt de applicatie aanpassen aan je manier van werken. Zo kan je knoppen maken voor de activiteiten die je dagelijks veel verricht.