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1 January 2021 Anwenderberichte
This article is available in: Deutsch

AZ Sint-Jan AV Brügge-Ostende, Belgien, CyberLab, CyberTrack

die herausforderung

Die meisten Fehler im Zusammenhang mit Laboruntersuchungen sind nicht auf die Vorgänge im Labor, sondern auf die präanalytische Phase zurückzuführen – auf Probleme wie eine Probenentnahme zum falschen Zeitpunkt, die Verwendung eines ungeeigneten Probenmaterials oder eine falsche Patientenzuordnung.

das ergebnis

Durch die Einführung der GLIMS-Module CyberLab und CyberTrack konnte die Patientensicherheit deutlich gesteigert werden. Die Fehlerquote in der Präanalytik sank in erheblichem Ausmaß, zugleich stiegen Effizienz und Rückverfolgbarkeit enorm an.

kundenprofil

AZ Sint-Jan AV, Belgien

Standorte Ostende, Brügge

1.230 Betten

Labor mit 30 Mitarbeitern

Digitalisierung ab dem Patientenbett

Am Standort Henri Serruys des Klinikums AZ Sint-Jan AV in Ostende erhöht die Erweiterung der GLIMS-Installation um CyberLab und CyberTrack die Effizienz im Stationsdienst und Labor – bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlerquellen. Automatisierte Auftragseingabe und Bluttransfusionsverwaltung steigern die Patientensicherheit.

Das AZ Sint-Jan
Brügge-Ostende AV
in Belgien

Die belgische Krankenhausgruppe AZ Sint-Jan Brügge-Ostende AV verfügt über 1230 Betten. 300 davon befinden sich am Standort Henri Serruys (Ostende), 900 weitere verteilen sich auf zwei Standorte in Brügge.

Mit 30 Mitarbeitern zeichnet sich ein komplett ausgestattetes Labor am Standort Ostende für chemische, mikrobiologische und hämatologische Analysen verantwortlich, während molekularbiologische und weitere, seltenere Untersuchungstypen in Brügge gehandhabt werden. Internen wie auch externen Ärzten bietet das Labor Ostende einen effizienten, qualitätsorientierten Service.

Scannen des Patientenarmbands

Qualität – das A und O

Seit mehr als 12 Jahren arbeitet das Labor nach strengen Qualitätsstandards – ein Engagement, das ganz offensichtlich Anklang findet: „Von der Geschäftsführung bekommen wir ausgezeichnete Rückmeldungen, und krankenhausweit wird nun versucht, ein ähnliches Qualitätsbewusstsein zu verankern“, so Kathy Boydens, leitende Laborantin.

Bis zum Jahr 2017 strebt das AZ Sint-Jan Brügge-Ostende AV eine Akkreditierung nach den weltweit anerkannten JCI-Qualitätskriterien (Joint Commission International) für Krankenhäuser an.

Schon früh implementierte das Labor die erste Generation des Laborinformationssystems (LIS) von MIPS, das im Jahr 2005 auf GLIMS, eine umfassende Automatisierungslösung von der Dateneingabe über Verarbeitung und Kontrolle hin zur Fakturierung, aktualisiert wurde.

„Mit einem beachtlichen Funktionsumfang erleichtert uns GLIMS die Umsetzung unseres Qualitätsanspruchs ganz erheblich“, konstatiert Laborleiterin Dr. Suzy van Erum. „Allerdings: Rund 75 % aller Fehler im Zusammenhang mit Laboruntersuchungen sind nicht auf die Vorgänge im Labor, sondern auf die präanalytische Phase zurückzuführen – auf Probleme wie eine Probenentnahme zum falschen Zeitpunkt, die Verwendung eines ungeeigneten Probenmaterials oder eine falsche Patientenzuordnung.“

CyberLab:
Drahtloses bettseitiges Probenmanagement

Abhilfe versprach man sich mit CyberLab von MIPS – einem webbasierten Modul zur Auftragserfassung, das sich nahtlos in GLIMS integrieren lässt. Mit den Worten von Dr. van Erum: „Scannen am Patientenbett bildet das Herzstück dieses automatisierten Anforderungsworkflows, den wir meines Wissens nach als erstes Labor eingeführt haben. Auf eine absolut kabellose Druck- und Scanlösung setzten wir – dies als erstes Krankenhaus in Flandern –, um den Krankenpflegern die Verwendung von PC-Trolleys zu ersparen. Auch in hygienischer Hinsicht erschienen uns Trolleys problematisch. Was die Funkverbindung anbelangt, hatten wir zunächst gewisse Bedenken, doch nach Installation einiger zusätzlicher Antennen funktioniert die Sache reibungslos.“

Ausgehend von der Chirurgie begann 2011 die Implementierung. Wie gestaltete sich die Einarbeitung? „Da es nahezu unmöglich erschien, alle Pfleger zusammenzubekommen, beließen wir es zunächst bei den Stationsleitern“, so Wendy Jonckheere, Laborantin. „Diese begleiteten wir dann eine Woche lang beim Stationsdienst – eine Strategie, die sich bewährt hat.“ Bereits 2012 war die Lösung auf allen Stationen im Einsatz.

Die Verwendung von CyberLab ist denkbar unkompliziert: Auf einfache Weise können die Krankenpfleger Anforderungen für Labortests eingeben und vom behandelnden Arzt freigeben lassen. Anschließend werden direkt auf der Station Etiketten gedruckt, die jeweils einen Barcode und ergänzende Informationen in Klartext enthalten. Die Anzahl der Etiketten entspricht exakt der Anzahl der erforderlichen Proben.

Sicherheit geht vor

Alles, was die Krankenpfleger zum Umgang mit den Proben wissen müssen (z. B. Kühlung in Eis), wird bei der Entnahme angezeigt. Durch Einscannen des am Probenröhrchen angebrachten Etiketts und des Patientenarmbands wird geprüft, ob die Probe dem richtigen Patienten zugeordnet ist. Wenn nicht, gibt das System einen Alarm aus. Wenn ja, gehen die Proben per Rohrpost ins Labor.

Die weiteren Abläufe umreißt Kathy Boydens: „Bei der Probenannahme wird erneut das Etikett eingescannt – und schon geht es weiter zur Zentrifuge und den Analysegeräten. Notfälle erhalten Priorität. Nach Abschluss der Diagnostik stehen die Resultate umgehend in der elektronischen Patientenakte bereit.“

Wie verhielt es sich mit der Akzeptanz beim Pflegedienst? „Hinsichtlich der Patientenarmbänder und Scans mussten wir zunächst Überzeugungsarbeit leisten“, so Wendy Jonckheere. „Insbesondere die lückenlose Protokollierung löste Bedenken aus. Doch als klar war, dass wir niemanden an den Pranger stellen, sondern höchstens einmal unter vier Augen Verbesserungspotenziale aufzeigen wollten, fand die Lösung schnell Anklang. Besonders geschätzt wird das Gefühl von Sicherheit, das mit den Schritt-für- Schritt-Anweisungen zur Probenentnahme einhergeht.“ Einen erfreulichen Nebeneffekt schildert Kathy Boydens: „Durch die Einführung von CyberLab hat die Verwendung von Patientenarmbändern von ca. 40 % auf nahezu 100 % zugenommen – gut nicht nur für die Probenzuordnung, sondern auch für die Patientensicherheit im Allgemeinen.“

Ganz ähnlich Chantal Soete, Krankenschwester in der Chirurgie: „Zunächst mussten wir etwas umdenken – doch als das geschafft war, wurden wir schnell zu echten Fans der Digitalisierung. Papier? Nein danke!“

Reduzierung der Zuordnungsprobleme

Und aus Sicht des Labors? „Fehler in der Präanalytik sind seit der Einführung von CyberLab um 50 % zurückgegangen“, vermeldet Dr. van Erum. „Hinzu kommt eine 100-prozentige Rückverfolgbarkeit – von der Probenentnahme bis zur Ergebniskommunikation. Last but not least: Der Verzicht auf Papier kommt der Umwelt zugute.“ Und IKT-Leiter Didier Timmerman: „Alle Daten einer Analyseanforderung sind unmittelbar in GLIMS verfügbar. Erneute Dateneingaben und deren Kontrolle erübrigen sich – ebenso wie das Ausfüllen von Papierformularen.“

Unter dem Strich steht eine laut Dr. van Erum wesentlich effizientere Arbeitsweise. Bei unverändertem Personalbestand bleibt mehr Zeit für zentrale Anliegen wie Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung.

Perfekt im Griff

Der nächste Schritt: die Ausweitung der durch CyberLab gewonnenen Transparenz, Effizienz und Sicherheit auf Bluttransfusionen. Einzug hielt CyberTrack, ein GLIMS-Modul zur automatisierten Transfusionsverwaltung. Infrastruktur, Geräte (z. B. Scanner), Know-how, Akzeptanz – all diese Aspekte der CyberLab-Implementierung konnten genutzt werden. In beachtlichem Tempo wurde die Lösung eingeführt – jedoch nicht schnell genug für einige zunächst unberücksichtigte Stationen, die sich bereits ungeduldig zeigten.

Als Bindeglied zwischen Blutbank und Krankenzimmer steht CyberTrack für einen von A bis Z transparenten Transfusionsvorgang. Zunächst prüft der Krankenpfleger Puls, Blutdruck und Körpertemperatur des Patienten. Entsprechen diese den Vorgaben, befestigt er die Blutkonserve am Infusionsständer. Es folgt das Einscannen der Barcodes an Konserve und Patientenarmband. Stimmen diese nicht überein, wird ein Alarm ausgegeben. Andernfalls beginnt der Transfusionsvorgang, wobei der Krankenpfleger regelmäßig zur Kontrolle und Eingabe der Patientenparameter aufgefordert wird. Nach Abschluss der Transfusion werden die Barcodes erneut eingescannt, und der Pfleger erhält Gelegenheit, besondere Vorkommnisse (z. B. Unterbrechungen und die Gründe dafür) festzuhalten.

Wie erhofft hat CyberTrack die Patientensicherheit noch einmal wesentlich gesteigert: „Zur Vermeidung von Fehlern, die bei Bluttransfusionen besonders gravierend sein können, arbeiteten wir bisher mit zwei Krankenpflegern“, so Kathy Boydens. „Die Rolle der zweiten, kontrollierenden Person hat nun CyberTrack übernommen.“

Hinzu kommt eine verbesserte Übersicht: „Analog zu GLIMS, das sämtliche Blutkonserven vom Eingang in der Blutbank bis zur Entnahme daraus protokolliert, erfasst CyberTrack alle anfallenden Transfusionsdaten“, erläutert Dr. van Erum. „Hilfreich ist dies nicht nur für die Ärzte, sondern auch für uns: Anhand statistischer Analysen beobachten wir wichtige Kennzahlen wie die Transfusionsdauer.“

Qualität und Effizienz perfekt im Gleichgewicht – einmal mehr hat sich das Labor in Ostende als Vorreiter erwiesen. Dr. van Erum abschließend: „Auf das Mehr an Patientensicherheit, das CyberLab und CyberTrack gebracht haben, sind auch unsere Kollegen in Brügge aufmerksam geworden. Es würde mich nicht wundern, wenn sie schon bald mit uns gleichziehen.“

Lösungen und Vorteile

CyberTrack:

  • Lückenlose Rückverfolgbarkeit des Transfusionsprozesses – von der Konservenanforderung bis zur Transfusionsbestätigung
  • Krankenhausweiter Überblick über die Transfusionsdaten
  • Statistiken zur Beobachtung wichtiger Kennzahlen

CyberLab:

  • Vielseitiges Modul zur Anforderung von Laboranalysen
  • Bettseitiges Scannen zur Gewährleistung einer korrekten Zuordnung Probe / Patient
  • Nahtlose Integration mit Drittanbieterlösungen
  • Absolut kabellose Scan- und Drucklösung

CyberLab und CyberTrack – die Vorteile:

  • Höhere Patientensicherheit durch Minimierung des Faktors menschliches Versagen
  • Zügigere Patientenversorgung durch einen schnelleren Informationsaustausch zwischen Labor und behandelnden Ärzten
  • Gesteigerte Effizienz durch Wegfall manueller Arbeitsschritte – im Labor wie auch im Stationsdienst
  • Umfassende Rückverfolgbarkeit nach einschlägigen Regularien
  • Konfigurationen nach Maß – in enger Zusammenarbeit zwischen MIPS und der jeweiligen Einrichtung

Fehler in der Präanalytik sind seit der Einführung von CyberLab um 50 % zurückgegangen. Hinzu kommt eine 100-prozentige Rückverfolgbarkeit.

Dr. Suzy van Erum, Laborleiterin